7 aanleidingen om te starten met Vendor Rating

Dirk Jan licht toe: "Enquêtes zijn een belangrijk onderdeel van het beoordelingsproces van leveranciers. Dankzij Vendor Management van ISPnext kun je zelf enquêtes opstellen, uitzetten binnen de organisatie en zo eenvoudig en snel ervaringen van medewerkers met leveranciers verzamelen. Het enquêtesjabloon waar je voor kiest, is afhankelijk van het doel dat je uiteindelijk nastreeft met je enquête. Als je verplicht bent om leveranciers te beoordelen, omdat dat wordt voorgeschreven door de ISO, stel je andere vragen dan wanneer er een concreet probleem in de organisatie is en je meningen van medewerkers in kaart wilt brengen. Al met al zien we de behoefte naar Vendor Rating vaak ontstaan bij volwassen inkoopafdelingen." 

 1 | Meten van kwaliteit 

Dirk Jan: "De meest voor de hand liggende reden om met Vendor Rating te starten, is omdat je simpelweg inzicht wilt krijgen in de prestaties van leveranciers. Inkopers kopen producten in, maar zien of gebruiken dat product vervolgens vrijwel nooit. Het is daarom essentieel om feedback vanuit de organisatie te verzamelen om tevredenheid over leveringen in kaart te kunnen brengen. "

Bovendien is Vendor Rating in dit geval ook dé manier om medewerkers een podium te geven om hun mening te kunnen delen. "We zien dat bij organisaties die regelmatig met hun belangrijkste contractleveranciers om tafel zitten om prestaties te bespreken, de bereidheid tot het invullen van Vendor Rating enquêtes erg hoog is. In deze organisaties ligt het invulpercentage al snel boven de 80%. Medewerkers weten immers dat als zij nu hun mening over de betreffende leverancier invullen, daar op korte termijn wat mee wordt gedaan er dus ook snel wat zal veranderen." 

2 | Concreet probleem binnen de organisatie 

Vendor Rating kan ook de oplossing zijn als er een concreet probleem is binnen de organisatie. "Stel dat je medewerkers al weken hoort klagen over de koffie, dan is zo’n enquête de uitgelezen kans om klachten in kaart te brengen. Er wordt een specifieke vragenlijst opgesteld voor een aantal leveranciers waarover al enige tijd klachten of negatieve ervaringen leven binnen de organisatie. Op basis daarvan kunnen prestaties worden bijgestuurd of wordt er een andere leverancier gecontracteerd."

3 | Data voor evaluatiegesprek met leverancier 

Veel organisaties zitten periodiek met hun belangrijkste contractleveranciers om tafel. Toen het contract werd afgesloten, zijn er bepaalde contractafspraken gemaakt en als inkoopafdeling wil je natuurlijk weten of die afspraken worden nagekomen. Dirk Jan: "Door Vendor Rating enquêtes periodiek uit te zetten, beschik je over concrete data die je kunt gebruiken in de evaluatiegesprekken met een leverancier. Deze data bestaat vaak uit een combinatie van harde en zachte factoren. De harde factoren zoals prijsbetrouwbaarheid en leverbetrouwbaarheid kunnen vaak prima uit externe systemen opgehaald worden. Door deze te onderbouwen met meningen en ervaringen van medewerkers, kun je de leverancier een zeer compleet overzicht geven van het beeld dat leeft in de organisatie over die betreffende leverancier. Het doel is uiteindelijk om prestaties bij te kunnen sturen en te optimaliseren. " 

4 | Als onderdeel van sommige ISO-standaarden 

Binnen bepaalde branches zoals de zorg en bij productiebedrijven, wordt Vendor Rating voorgeschreven door bepaalde wet- of regelgeving. De ISO 15189-norm verplicht medische en klinische laboratoria bijvoorbeeld om kwaliteitsmanagementsystemen te ontwikkelen. Vendor Rating in de zorg wordt in dit geval gezien als systeem om kwaliteit te meten en te waarborgen. 

"Deze organisaties moeten periodiek (vaak jaarlijks) kunnen aantonen dat zij aan Vendor Rating hebben gedaan. Zij gebruiken Vendor Rating om enquêtes periodiek uit te kunnen zetten en resultaten snel inzichtelijk te maken."

5 | (Her)contracteren van leveranciers 

"Binnenkort loopt een aantal leverancierscontracten af binnen jouw organisatie. Tijd om actie te ondernemen! Maar hoe bepaal je welke contracten je gaat verlengen en voor welk inkooppakket je wellicht een andere leverancier moet zoeken? De data die verzameld wordt in Vendor Rating enquêtes helpt je bij het maken van de juiste keuzes bij (her)contracteren. Zijn medewerkers niet tevreden over een bepaalde leverancier en blijkt uit systemen ook nog eens dat leveringen niet op tijd worden gedaan? Dan kan dit misschien de aanleiding zijn om een andere leverancier te contracteren." 

6 | Pakket van eisen bij aanbestedingen 

"Ook in de aanloop naar aanbestedingen zien we dat Vendor Rating een belangrijke rol kan spelen. Door een Vendor Rating enquête uit te zetten voor een specifiek inkooppakket, krijg je inzicht wat medewerkers nu belangrijk vinden. Stel dat veel medewerkers vegetarisch eten, dan kun je bijvoorbeeld in het pakket van eisen voor het contracteren van een nieuwe cateraar opnemen dat het assortiment voldoende vegetarische variatie moet bevatten." 

7 | Benchmarking binnen een inkooppakket 

Je kunt in Vendor Rating per inkooppakket aparte vragensjablonen aanmaken. "Stel dat je binnen het inkooppakket ICT tien verschillende softwareleveranciers hebt. Negen scoren goed, maar over één softwareleverancier is het grootste gedeelte van de medewerkers ontevreden. Is het dan wellicht mogelijk om de leveringen van deze softwareleverancier onder te brengen bij één van de andere negen leveranciers die wel goed presteren?"

Vendor Rating is, net als de Supplier Portal, één van de modules binnen Vendor Management.