Systeme werden oft noch in den Unternehmen selbst gehostet. Die IT-Abteilung sorgt für die Wartung der Server, für die Sicherheit und die Upgrades. Je mehr Geschäftsprozesse automatisiert werden, desto mehr Anwendungen müssen gepflegt werden. „Das Wissen über all diese Anwendungen wird dann zunehmend auf eine wenige Personen verteilt. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen oder stürzt eine Anwendung ab, dann gerät die Kontinuität der Geschäftsprozesse in Gefahr. Dasselbe gilt für Sicherheitsthemen.“ Unternehmen sind gut beraten, sich von der Verwaltung der Software zugunsten der Nutzung der Software zu lösen. Cloudlösungen bieten diese Möglichkeit. „Nehmen Sie uns als Beispiel. ISPnext ist Softwarelieferant. Die Funktionsfähigkeit und Sicherheit dieser Software ist unsere Kernaufgabe, unsere Existenzberechtigung.“

Die Nutzer von Software in der Cloud müssen sich weder um die Kontinuität noch um die Sicherheit Gedanken machen. Für den erforderlichen Nachweis gibt es unabhängige Gradmesser wie die ISAE 3402-Erklärung für die Auslagerung von Geschäftsprozessen. Ein anderes Beispiel ist das ISO 27001-Zertifikat, mit dem die Informationssicherheit zum Beispiel bei der Einrichtung, Implementierung, Wartung und Verbesserung von Software nachgewiesen wird.

Cloudlösungen fordern von einem Unternehmen viel mehr Standardisierung. Argumente dagegen sind aber nicht immer valide, weiß de Ru, „Individuelle Lösungen sind oftmals mehr Last als Segen. Die Risiken und die Zusatzkosten werden unterschätzt. Individuelle Lösungen verursachen Probleme bei Upgrades und sind nach einiger Zeit nicht mehr nutzbar, da bessere Alternativen zur Verfügung stehen.“ Bei SaaS-Software (Software-as-a-Service) sind neue Funktionalitäten - Best Practices – direkt für alle Anwender verfügbar. „Unternehmen müssten sich selbst die kritische Frage stellen, ob die entwickelten Standards nicht tatsächlich ausreichen“, findet de Ru. „Warum genügen Ihnen die Best Practice-Prozesse nicht? Warum möchten Sie bei den Backoffice-Prozessen etwas anders machen? Und warum sollen Sie bei jedem Softwareupdate das Risiko eingehen, mehr zu bezahlen, um das Wissen über die individuelle Lösung auf dem aktuellen Stand zu halten?“

Ein zusätzlicher Vorteil von Cloudsoftware ist die vereinfachte Integration anderer Anwendungen. ERP-Plattformen befinden sich immer häufiger in der Cloud. Dort können Anwendungen dann einfacher miteinander verbunden werden. Die Business Spend Management-Plattform von ISPnext hat unter anderem eine Schnittstelle zu GraydonCreditsafe, was den Anwendern Einblick in die finanzielle Gesundheit von Lieferanten ermöglicht. „Dies steht allen Kunden zur Verfügung. Müsste eine solche Schnittstelle direkt in lokal installierten Umgebungen eingerichtet werden, dann wäre das viel teurer.“ „Sobald Sie Anwendungen in der Cloud haben, stehen Ihnen mehr Daten zur Verfügung“, benennt de Ru einen weiteren Vorteil. „Die Daten sind aktueller und anwenderfreundlich zugänglich. Sie unterstützen Sie dabei, Geschäftsprozesse auf den Prüfstand zu stellen, zum Beispiel Ihr Einkaufs- und Lieferantenmanagement.“

„Die Applikationen sind bei mir sicherer und die Systeme funktionieren prima!“, ist ein oftmals gehörtes Argument gegen einen Umstieg in die Cloud. „Ich möchte Manager herausfordern, sich noch einmal gut anzusehen, welche Applikationen es gibt, wer diese administriert, welche Risiken mit welcher Anwendung verbunden sind und welche Geschäftsprozesse betroffen sind, wenn etwas schief geht. Daran schließe ich die Frage an, ob alle Applikationen auch dann noch ausreichend sind, wenn Sie eine Wachstumsstrategie verfolgen. Unterstützt die IT die unternehmerischen Ambitionen oder steht sie ihnen im Weg?“

Er fasst die Vorteile einer Cloudsoftware noch einmal zusammen. „Sie bietet tatsächlich eine höhere Sicherheit, garantiert das Wissen und damit auch die Kontinuität. Updates werden schnell umgesetzt und die Auslagerung der IT-Administration senkt die Kosten. Dies beruhigt und, nicht unwichtig: Sie können sich auf Ihr eigenes Kerngeschäft konzentrieren.“

Dieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit Executive Finance entstanden.