Warum ein ERP-System nicht reicht: Source-to-Pay-Plattform für optimierte Prozesse, Kosteneinsparungen und bessere Ergebnisse. Erfahren Sie mehr!
Die Annahme
Viele Organisationen gehen davon aus, dass das ERP den Einkauf abdeckt.
Die Praxis
Ein ERP erfasst Transaktionen, steuert aber den Einkaufsprozess nicht.
Die Wahl
Eine Source-to-Pay-Plattform ergänzt das ERP, statt es zu ersetzen.
In der Praxis sehen wir das oft: Es wird versucht, die Procurement-Funktion ins ERP-System und Spreadsheets zu integrieren. Regelmäßig sehen wir, wie das scheitert, aber der Grund, warum es versucht wird, ist simpel. Das ERP-System ist bereits vorhanden, und das Anlegen, Versenden und Verwalten der Einkaufsbestellungen für produktbezogene Beschaffungen funktioniert gut. Warum nutzt man es dann nicht auch für die gesamte Procurement-Funktion (einschließlich der nicht endproduktbezogenen Ausgaben)?.
Warum sollte man sich für eine Source-to-Pay-Plattform und nicht nur für ERP entscheiden?
Die Werkzeuge sind doch bereits vorhanden, und es sind dem Anschein nach nur begrenzt „Zusatzkosten“ in Bezug auf Zeit, Ressourcen und Lizenzen damit verbunden. Außerdem brauchen keine Integrationen erstellt zu werden. Die Daten sind bereits im ERP-System erfasst, und die Mitarbeiter kennen sich mit ihm aus. Kurzum, Win-Win für die Firma mit einem schnellen Time-to-Value. In der Praxis wird dieser Punkt, wo der Benutzer einen Mehrwert erkennen kann, leider nicht immer erreicht, weil die erwarteten Ergebnisse und Geschäftsfälle nicht erreicht werden. Kosten für Lizenzen und Beratung fallen beispielsweise höher aus als gedacht. John Schouten, Director Product Management, listet in diesem Blogbeitrag fünf Gründe auf, warum man für die Procurement-Funktion eine Source-to-Pay-Plattform wählen sollte.
Source-to-Pay in 7 Schritten
Entdecken Sie in sechs Schritten, wie Sie Einkauf und Finance zusammenbringen.
Die falsche Wahl
Die grundlegende Funktion eines ERP-Systems besteht darin, Planungsdaten, wichtige Geschäftsinformationen und Prozesse aus dem gesamten Unternehmen zu verarbeiten und zusammenzuführen. Beispiele hierfür sind die Verarbeitung und Verfolgung von Finanz- und Bestandsinformationen. Dies sind grundlegende Prozesse, bei denen große Datenmengen ausgetauscht werden, denen aber oft die Finesse für eine vollständige und ausgereifte Beschaffungsfunktion fehlt. Aus diesem Grund setzt sich das Source-to-Pay immer mehr durch. Source-to-Pay deckt den gesamten Source-to-Pay-Prozess in Zusammenarbeit mit den vorhandenen ERP-Systemen ab.
Es gibt 5 Gründe, warum eine Source-to-Pay-Plattform die Lösung für das Beschaffungswesen ist. John Schouten, Director Product Management, nennt 5 Gründe für die Wahl einer Source-to-Pay-Plattform für die Beschaffungsfunktion.
Benutzererfahrung
Der häufigste Grund für den Abbruch einer Source-to-Pay-Implementierung mit einem ERP-System ist die Benutzerfreundlichkeit. Während sich ein ERP-System durch die Verarbeitung von Transaktionen und die Speicherung einer Vielzahl von Daten auszeichnet, wurde der Benutzerfreundlichkeit wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Diese Komponente wurde nur in begrenztem Umfang berücksichtigt, so dass die Endbenutzer zunächst geschult werden müssen und Handbücher für die Arbeit im ERP-System verwendet werden müssen. Die Endnutzer erleben ein kompliziertes System, der Mehrwert wird daher nicht gesehen und sie erleben einen enormen Verwaltungsaufwand. Ein Beschaffungssystem schafft ein B2C-Webshop-Erlebnis für den Endbenutzer in einer B2B-Umgebung, so dass die gesamte Organisation es annehmen kann.
Integrationen
Source-to-Pay-Systeme, die in der Cloud betrieben werden, sind für den flexiblen Austausch von Daten zwischen anderen Systemen und dem ERP-System ausgelegt. Dies geschieht über Webdienste oder APIs. Ein Source-to-Pay-System kann zeitnahe Erkenntnisse aus der Menge der Daten liefern, die sonst nicht zur Verfügung stehen würden. Diese Informationen können genutzt werden, um präzise auf Richtlinien oder Kooperationen zu reagieren. Darüber hinaus ist es standardmäßig möglich, sich mit Online-Marktplätzen (Webshops) zu verbinden, so dass die Verwaltung nicht in der eigenen Organisation liegt. Verfügt ein Lieferant nicht über einen Webshop, lässt sich die Verwaltung des Lieferantenkatalogs leicht selbst einrichten. Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass die Digitalisierung des Prozesses in einem ERP-System einen gewissen Automatisierungsgrad ermöglicht. Diese Digitalisierung geht selten mit der elektronischen Abwicklung von nicht endproduktbezogenen Vorgängen einher, so dass der Automatisierungsgrad enttäuschend ist.
“Beschaffungslösungen in der Cloud sind für den flexiblen Austausch von Daten zwischen dem ERP und anderen Systemen gemacht.”
John SchoutenDirector Product Management | ISPnextStrategische Entscheidung für Source-to-Pay
Ein ERP-System ist aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken und hat sich in den letzten 40 Jahren als wichtiges Bindeglied zur Abwicklung von Transaktionen in verschiedenen Geschäftsprozessen und zur Speicherung von Daten bewährt. Die Praxis zeigt jedoch, dass ERP-Systeme weniger geeignet sind, die gesamte Beschaffungsfunktion zu automatisieren und zu zentralisieren. Mit einer Source-to-Pay Plattform wird der gesamte Beschaffungsprozess mit den dazugehörigen Aufgaben, Anwendungen und Daten in einem einzigen Ökosystem zentralisiert und optimiert. Dies bietet Einblicke, minimiert Risiken und standardisiert und automatisiert Prozesse.
Eine Source-to-Pay Plattform für: Lieferantenmanagement, Beschaffung, Vertragsmanagement, Beschaffung, AP-Automatisierung, Spend Analytics und mehr.
