Unkontrollierte Beschaffung birgt Risiken und Kosten. Erfahren Sie, wie Sie den Prozess optimieren und Mehrwert schaffen.
Unkontrolliert
Einkauf außerhalb des Prozesses führt zu höheren Kosten und unbekannten Risiken.
Eine Plattform
Sourcing, Verträge und Rechnungen in einer Kette machen Steuerung möglich.
Start mit Einsicht
Ohne Sicht auf die aktuellen Ausgaben ist jede Maßnahme ein Ratespiel.
Ein unkontrollierter Einkauf außerhalb der zugelassenen Lieferanten und Verträge - auch bekannt als „Maverick Buying“ - kann erhebliche Risiken mit sich bringen“, sagt Sander Veenstra, Solution Consultant. „Denken Sie an höhere Kosten, Vertragsbrüche und Qualitätsrisiken. Das macht den Beschaffungsprozess nicht nur weniger effizient, sondern auch weniger transparent.“
In diesem Blog gibt Sander Veenstra wertvolle Einblicke und praktische Lösungen, um die Beschaffung in den Griff zu bekommen und mehr Wert für das gesamte Unternehmen zu schaffen.
Die Auswirkungen einer unkontrollierten Beschaffung
„Wenn Mitarbeiter außerhalb der zugelassenen Kanäle einkaufen, untergräbt dies die Vorteile, die Sie mit Ihren Lieferanten aufgebaut haben“, erklärt Sander. Dies führt zu:Verpasste Größenvorteile
„Durch die Zentralisierung der Beschaffung können Unternehmen bessere Preise aushandeln und von Mengenrabatten profitieren.“
Geringere Zusammenarbeit und Innovation
„Strukturelle Beziehungen zu Lieferanten bieten Möglichkeiten für gemeinsame Produktentwicklung und verbesserte Dienstleistungen.“
Eingeschränkte Transparenz und Kontrolle
„Ohne Einblick in die Ausgaben und die Leistung der Lieferanten wird es schwieriger, strategische Entscheidungen zu treffen.“
Interne Ineffizienz und Ablenkung von Kerntätigkeiten
„Wenn die Beschaffung zersplittert ist, führt dies zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand und zersplitterten internen Zuständigkeiten. Die Straffung des Beschaffungswesens ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, und schafft mehr Synergien innerhalb des Unternehmens.“
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Source-to-Pay für mehr Kontrolle bei der Beschaffung
Durch die Einhaltung eines strukturierten Source-to-Pay-Prozesses (Source-to-Pay) bleibt die Beschaffung innerhalb der Richtlinien und die Kosten werden kontrolliert. Im Folgenden stellt Sander einige effektive Ansätze vor.Source-to-Pay in die Strategie einbetten
„Stellen Sie sicher, dass das Source-to-Pay mit der Mission und Vision des Unternehmens übereinstimmt. Das Beschaffungswesen und die Finanzabteilung spielen eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung der Vorschriften“.
Zusammenarbeit mit den Stakeholdern
„Beziehen Sie die Abteilungen in den Beschaffungsprozess ein, ermitteln Sie Engpässe und stellen Sie sicher, dass nur zugelassene Lieferanten verwendet werden. Dies beginnt bei der Geschäftsleitung: Wenn sie die Bedeutung einer kontrollierten Beschaffung lebt und propagiert, kann sie im gesamten Unternehmen wirksam umgesetzt werden.“
Prozesse standardisieren und KPIs überwachen
„Denken Sie prozessorientiert, beseitigen Sie Silos und messen Sie die Einhaltung von Verträgen, die Verknüpfung von Bestellungen und Rechnungen sowie die Ausgaben nach Kategorien.“
Effektiv implementieren und automatisieren
„Beginnen Sie mit strategischen Lieferanten, integrieren Sie Webshop-Links und XML-Rechnungsstellung für eine schnelle Wirkung und Kontrolle der Beschaffungsausgaben.“
Ein rationalisierter Ansatz für mehr Kontrolle
„Die richtige Strukturierung der Beschaffungsprozesse und die optimale Nutzung von Daten ermöglichen effizientere Abläufe und verringern Risiken“, rät Sander. „Der Einsatz intelligenter Technologien und klarer Richtlinien hilft, den Beschaffungsprozess in den Griff zu bekommen, ohne die Flexibilität innerhalb der Organisation zu verlieren.
„Wenn wir uns auf Zusammenarbeit und Transparenz konzentrieren, können alle Beteiligten von einem rationalisierten Prozess profitieren, der zu Kosteneinsparungen und langfristiger Wertschöpfung beiträgt“, fügt er hinzu.
“Die richtige Strukturierung der Beschaffungsprozesse und die optimale Nutzung von Daten ermöglichen effizientere Abläufe und verringern Risiken.”
Sander VeenstraProduct Manager | ISPnextEs beginnt mit Strategie und Einsicht
„Um die unkontrollierte Beschaffung in den Griff zu bekommen, bedarf es zunächst eines strategischen Ansatzes und der Einsicht“, so Sander abschließend. „Durch den Einsatz der richtigen Prozesse und Lösungen können Unternehmen Kosten und Risiken kontrollieren und gleichzeitig auf nachhaltige und effiziente Beschaffungsstrategien hinarbeiten.“
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Häufig gestellte Fragen
Eine unkontrollierte Beschaffung kann zu finanzieller Ineffizienz, Qualitätsproblemen und rechtlichen Risiken wie Vertragsbruch oder Nichteinhaltung von Compliance-Anforderungen führen.
Häufige Anzeichen sind unerwartete Rechnungen, zersplitterte Beschaffungskanäle, Unstimmigkeiten bei Vertragsvereinbarungen und mangelnde Kontrolle der Ausgaben.
Software für das Beschaffungswesen und die Ausgabenanalyse hilft bei der Zentralisierung der Beschaffung, der Überwachung der Ausgaben und der Durchsetzung der Compliance.
Machen Sie den offiziellen Beschaffungsprozess benutzerfreundlich, kommunizieren Sie klar die Vorteile und sichern Sie sich die Unterstützung des Managements.
