Stichting iHUB Groep, tätig in der Jugendhilfe, Sonderpädagogik und Jugendpsychiatrie, nutzt seit 2021 die Spend-Analytics-Lösung von ISPnext. Die Lösung wird innerhalb von iHUB umfassend eingesetzt, um Einkaufsprozesse zu optimieren und weiter zu automatisieren.
iHUB verarbeitet jährlich 30.000 Einkaufsrechnungen mit 3,5 Vollzeitkräften und wollte mehr Einblick in die Orderquote pro Region sowie einen effizienteren Umgang mit wiederkehrenden Rechnungen.
Spend Analytics als umfassendes Analysetool eingesetzt: Standardfelder für Effizienz, KPIs pro Region über die Kostenstellenstruktur, Kontrolle der korrekten Buchung und periodische Verpflichtungen für wiederkehrende Rechnungen.
Mehr Einblick in KPIs und periodische Verpflichtungen, bessere Kontrolle der Buchungen und 1.300 mehr Aufträge als im Vorjahr dank automatisierter periodischer Aufträge.
Mehr Kontrolle über Orderquote und wiederkehrende Rechnungen gewinnen
Bei Stichting iHUB Groep entstand der Bedarf an mehr Einblick in Einkaufs-KPIs pro Region, einer höheren Orderquote und einem effizienteren Umgang mit wiederkehrenden Rechnungen, bei einem jährlichen Volumen von 30.000 Rechnungen, verarbeitet mit 3,5 Vollzeitkräften.
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Begrenzter Einblick in die Orderquote pro Region
iHUB wollte wissen, wo die Organisation in Bezug auf die Orderquote stand und welches Ziel realistisch erreichbar wäre, aufgeschlüsselt nach der eigenen Regionalstruktur.
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Wiederkehrende Rechnungen erforderten jedes Mal einen neuen Auftrag
Für langfristige Verwaltungsverpflichtungen wie wiederkehrende Rechnungen musste jedes Mal erneut ein Auftrag angelegt werden, das konnte effizienter gestaltet werden.
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Wachsendes Rechnungsvolumen bei begrenzter Kapazität
Bei 30.000 Einkaufsrechnungen pro Jahr und 3,5 Vollzeitkräften bestand Bedarf an weiterer Automatisierung, etwa durch Standardisierung mittels Standardfeldern.
Spend Analytics als Einkaufsanalyse- und Automatisierungstool
iHUB nutzt Spend Analytics umfassend innerhalb der Organisation: als Analysewerkzeug zur Optimierung von Einkaufsprozessen, zur Überwachung von KPIs pro Region und zur effizienteren Verarbeitung wiederkehrender Rechnungen.
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Standardfelder für mehr Effizienz
Durch die Einrichtung von Standardfeldern innerhalb von Spend Analytics werden Einkaufsprozesse schneller und konsistenter verarbeitet, was direkt zu Effizienzgewinnen beiträgt.
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KPIs pro Region
Die Kostenstellen sind an die Regionalstruktur von iHUB angepasst, wodurch KPIs, einschließlich der Orderquote, pro Region sichtbar sind und der Fortschritt der Verbesserungen aktiv verfolgt werden kann.
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Kontrolle der korrekten Buchung
Spend Analytics wird genutzt, um zu überprüfen, ob Rechnungen ordnungsgemäß gebucht wurden, wobei auch die Buchungshistorie herangezogen werden kann.
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Periodische Verpflichtungen für wiederkehrende Rechnungen
Über die Prozessanalyse werden langfristige Verwaltungsverpflichtungen wie wiederkehrende Rechnungen mit einer periodischen Verpflichtung verknüpft: Jeden Monat oder jedes Quartal wird automatisch ein Auftrag erstellt, in dem bereits alle relevanten Daten enthalten sind.
„Wir empfinden die Zusammenarbeit mit ISPnext als sehr positiv. Die Kommunikationswege sind kurz und wir halten regelmäßig Absprache, um die Entwicklungen auf dem Markt im Blick zu haben.“
Mehr Einblick, mehr Aufträge und effizientere Verarbeitung
Mit Spend Analytics hat iHUB mehr Einblick in KPIs und periodische Verpflichtungen, und dank automatisierter periodischer Aufträge wurden 1.300 mehr Aufträge verarbeitet als im Vorjahr.
Was es iHUB bringt
- Effizienzgewinne durch die Einrichtung von Standardfeldern im Einkaufsprozess
- Einblick in KPIs und Orderquote pro Region, abgestimmt auf die Regionalstruktur
- Kontrolle der korrekten Rechnungsbuchung, einschließlich Buchungshistorie
- 1.300 mehr Aufträge pro Jahr dank automatisierter periodischer Verpflichtungen für wiederkehrende Rechnungen
- Einblick in periodische Verpflichtungen und Verarbeitung von Einkaufsrechnungen nach Auftragstyp (Katalog oder Bestellformular)
Häufig gestellte Fragen zu Spend Analytics bei iHUB
Spend Analytics ist ein Analysewerkzeug, mit dem Organisationen Einkaufsprozesse optimieren und weiter automatisieren, zum Beispiel durch die Einrichtung von Standardfeldern und die Überwachung von KPIs.
Durch die Anpassung der Kostenstellen an die eigene Regionalstruktur können KPIs, einschließlich der Orderquote, pro Region angezeigt und aktiv verfolgt werden.
Über die Prozessanalyse wird eine periodische Verpflichtung mit wiederkehrenden Rechnungen verknüpft, sodass jeden Monat oder jedes Quartal automatisch ein Auftrag mit bereits ausgefüllten Daten erstellt wird.
iHUB verarbeitet 30.000 Einkaufsrechnungen pro Jahr mit 3,5 Vollzeitkräften, unter anderem dank der mit Spend Analytics erzielten Effizienzgewinne.
Coppa, ein führendes Einkaufsberatungsbüro im Gesundheitswesen und im behördlichen Bereich, unterstützt iHUB bei Einkaufsfragen zusätzlich zum eigenen internen Einsatz von Spend Analytics.
Die Zusammenarbeit wird als positiv erlebt: Die Kommunikationswege sind kurz, und es findet regelmäßiger Austausch statt, um Marktentwicklungen im Blick zu behalten.
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