Emmi Switzerland verarbeitet Kostenrechnungen mit Invoice Automation

Nachdem Emmi verschiedene Anbieter verglichen hatte, kam sie schnell zu dem Schluss, dass ISPnext der richtige Partner war. "Die Fachkompetenz und Erfahrung von ISPnext mit Infor M3 gaben den Ausschlag, ebenso wie die übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche. Unsere Gespräche waren pragmatisch, ehrlich und immer realistisch. Das passt perfekt zu unseren eigenen LEAN-Projektwerten“, erinnert sich David. Der erste Live-Gang verlief reibungslos und zur vollsten Zufriedenheit. "Wir blicken sehr positiv darauf zurück. Die Zusammenarbeit mit den Ansprechpartnern war angenehm, und die neue Arbeitsweise mit ISPnext hat für Klarheit und Effizienz gesorgt“, fasst er zusammen.

Laut David stellte der Übergang eine deutliche Verbesserung dar. "Mit ISPnext haben wir nun einen schlanken und transparenten Prozess für unsere Rechnungsverarbeitung, der uns viel Zeit spart und Fehler verhindert."  Unternehmen außerhalb der Schweiz, die mit M3 arbeiten, verarbeiten inzwischen jährlich rund 25.000 Rechnungen vollständig digital über AP Automation, wobei fast hundert Genehmiger eingebunden sind. Als 2020 alles mit ISPnext begann, blieben die Vorteile nicht unbemerkt: Nach der Einführung von AP Automation in den Niederlanden wurde beschlossen, die Zusammenarbeit mit ISPnext auf Gesellschaften im Vereinigten Königreich, den USA, Österreich und Kanada auszudehnen.

Heute, mehrere Jahre nach der ersten Implementierung, hat sich die Zusammenarbeit zwischen Emmi und ISPnext zu einer internationalen Erfolgsgeschichte entwickelt. Was mit der Verarbeitung von Kostenrechnungen in den Niederlanden begann, hat sich mittlerweile zu einem soliden Fundament für die Finanzprozesse von sieben Emmi-Gesellschaften weltweit entwickelt, die nun alle denselben AP-Workflow nutzen.

David blickt zurück: "Die Zusammenarbeit mit ISPnext war stets konstruktiv und lösungsorientiert. Selbst bei komplexen Herausforderungen, wie mehrsprachigen Rechnungen oder den einzigartigen doppelten Mehrwertsteuer-Anforderungen in Kanada, haben sie uns mit klugen und praktikablen Lösungen unterstützt."

Die Einführung in Kanada im Jahr 2025 war aufgrund der Steuerstruktur eine Herausforderung. Dennoch ist Emmi dies dank der doppelten Mehrwertsteuerlösung von ISPnext gelungen. Was das Projekt noch bemerkenswerter machte, war, dass Emmi einen Großteil der internationalen Einführung selbstständig durchgeführt hat. Die Konfiguration und Schulung wurden intern organisiert, wobei ISPnext nur bei technischen Einstellungen und kritischen Showstoppern eingriff. Dieser Selbstbedienungsansatz führte zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen und zeigte gleichzeitig, dass das Unternehmen eine starke interne Expertise entwickelt hatte. David betont: "Die Unterstützung während der Implementierungen war immer ausgezeichnet.“ 

Ein weiteres Element, das zum Erfolg beitrug, war die enge, strukturierte Zusammenarbeit: "Wir hatten während der Einführung, aber auch zwischendurch alle zwei Wochen Check-ins mit Customer Success, was immer sehr hilfreich war“, fügt David hinzu. 

Der Wechsel von der Standardlösung von M3 zu AP Automation von ISPnext hat klare Vorteile gebracht. Während M3 viel manuelle Arbeit und Papierverarbeitung mit sich brachte, profitiert Emmi nun von automatisierten Workflows mit vollständiger Transparenz über den Status jeder Rechnung. Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen und Erinnerungen, sodass Rechnungen schnell und konsistent bearbeitet werden.

Die Genehmigungsprozesse sind außerdem vollständig auf die internen Audit-Richtlinien von Emmi abgestimmt, was nicht nur zu mehr Effizienz, sondern auch zu mehr Transparenz und Kontrolle innerhalb der Finanzabteilung geführt hat. "Mit AP Automation haben wir jetzt eine einheitliche und effiziente Arbeitsweise für alle unsere Unternehmen. Das gibt uns Übersicht, Sicherheit und Kontrolle über unsere Prozesse”, betont David.

Nachdem die wichtigsten Implementierungen abgeschlossen sind, richtet Emmi seinen Blick nun auf die Zukunft. Prozessstabilität bleibt eine Priorität, aber es stehen auch neue Entwicklungen an. Europäische Digitalisierungsvorschriften, wie beispielsweise die elektronische Rechnungsstellung, werden in den kommenden Jahren voraussichtlich erhebliche Auswirkungen haben. Das Unternehmen beobachtet auch aufmerksam das Potenzial der künstlichen Intelligenz im Bereich der Rechnungserkennung, die eine schnellere und genauere Verarbeitung ermöglicht, sogar in mehreren Sprachen. 

Darüber hinaus sieht Emmi Chancen in der Erweiterung auf andere Business Spend Management-Lösungen und Verbesserungen bestehender Funktionen, darunter fortschrittliches Routing und automatische Kodierung. "Für uns ist es wichtig, dass ISPnext weiterhin innovativ ist. Wir sind immer offen für neue Funktionen und Initiativen und gespannt, wie wir davon profitieren können“, so David.

Was in der Schweiz als pragmatische Entscheidung begann, hat sich schnell zu einer internationalen Erfolgsgeschichte entwickelt. Mit ISPnext hat Emmi nicht nur seine Rechnungsbearbeitung optimiert, sondern auch die Finanzprozesse innerhalb seiner globalen Organisation harmonisiert. David fasst zusammen: "Wir blicken zuversichtlich in die Zukunft. ISPnext ist ein zuverlässiger Partner, der uns bei der Innovation unterstützt und gleichzeitig für Stabilität in unseren Prozessen sorgt.“

Mit einer starken Tradition Schweizer Handwerkskunst und einem Fokus auf Innovation verbindet Emmi Tradition mit moderner Effizienz, um Verbrauchern weltweit hochwertige Milch- und Käseprodukte zu liefern. Jedes Jahr verarbeitet das Unternehmen mehr als 25.000 kosten- und einkaufsauftragsbezogene Rechnungen vollständig digital über ISPnext's AP Automation, wobei mehr als 98 Genehmiger aus verschiedenen Abteilungen beteiligt sind. Dieser optimierte, transparente Ansatz stärkt die Finanzkontrolle, erhöht die Effizienz und unterstützt Emmis umfassendere Strategie des nachhaltigen Wachstums und der internationalen Expansion.