Jaarbeurs Utrecht, de evenementenlocatie in het hart van Utrecht, gebruikt sinds 2017 Procurement en AP Automation van ISPnext om grip te krijgen op complexe inkoop- en financiële processen. Waar een papieren archief en verspreide data eerder zorgden voor vertraging en weinig kosteninzicht, beschikt de organisatie nu over een digitaal archief en een volledig geautomatiseerd factureringsproces.
Een groot team op de crediteurenadministratie werkte zonder gestroomlijnd proces. Een papieren archief, verspreide data en inefficiënte workflows zorgden voor vertraging in de verwerking en een gebrek aan inzicht in de totale kosten.
In 2017 startte Jaarbeurs Utrecht met Procurement en AP Automation van ISPnext en ging binnen drie maanden live. Via coderingen en geautomatiseerde koppeling met het ERP-systeem ontstond een digitaal archief, met budgetcontroles in elke stap van het proces.
Een volledig geautomatiseerd digitaal factureringssysteem, waarvoor geen handmatige verwerking meer nodig is. Volledig inzicht in kosten en financiële voorspelbaarheid, en een effectief inkoop- en bestelproces dat de hele organisatie ondersteunt.
Papieren archief en verspreide data belemmerden grip op inkoop
De schaal waarop Jaarbeurs Utrecht opereert, met uiteenlopende activiteiten, maakte een efficiënte administratie onmisbaar, zonder daarbij grip op kosten en compliance te verliezen.
-
Grote crediteurenadministratie zonder gestroomlijnd proces
"We hadden destijds een groot team op de crediteurenadministratie, maar het proces verliep niet gestroomlijnd. Het was tijd om te automatiseren en meer controle te krijgen over onze inkoopprocessen," vertelt René van Amelsfoort, projectmanager IT bij Jaarbeurs.
-
Papieren archief en verspreide data
De organisatie kampte met een papieren archief, verspreide data en inefficiënte workflows. Dit leidde niet alleen tot vertragingen in de verwerking, maar ook tot een gebrek aan inzicht in de totale kosten.
-
Behoefte aan flexibiliteit zonder grip te verliezen
Het bestaande systeem bood niet de flexibiliteit en functionaliteit die nodig waren om inkoopprocessen efficiënter te organiseren in een dynamische organisatie met uiteenlopende activiteiten, zonder grip te verliezen op kosten en compliance.
"We hebben eindelijk een digitaal archief; alles is nu makkelijk terug te vinden in één overzicht."
Live binnen drie maanden, met Procurement en AP Automation
Jaarbeurs Utrecht bouwde de oplossing stap voor stap uit: van een snelle implementatie naar een volledig digitaal en geautomatiseerd inkoop- en factuurproces.
-
Implementatie en live binnen drie maanden
In 2017 startte Jaarbeurs Utrecht met Procurement en AP Automation van ISPnext. "We zijn destijds binnen drie maanden live gegaan," zegt René.
-
Digitaal archief van inkoopfacturen
"Voorheen hadden we een papieren archief en geen digitaal systeem. Met deze software hebben we eindelijk een digitaal archief van onze inkoopfacturen werkelijkheid kunnen maken," vertelt René. "Alles is nu middels coderingen en geautomatiseerde koppeling van ISPnext makkelijk in ons ERP-systeem terug te vinden. We wilden af van zwerfinformatie en hebben nu alles in één overzicht."
-
Budgetcontroles en volledig geautomatiseerde facturering
Belangrijke verbeteringen zijn onder meer budgetcontroles in elke stap van het proces en een volledig geautomatiseerd digitaal factureringssysteem. "We hebben hier geen medewerkers meer voor nodig; het proces verloopt volledig automatisch," voegt René toe.
-
Zorgvuldige leverancierskeuze en persoonlijk contact
"Toen we verschillende aanbieders vergeleken, was ISPnext de enige partij die de case volledig had uitgewerkt," vertelt René. "Hun transparantie, eerlijkheid en nauwkeurigheid gaven ons direct vertrouwen." Het contact met Edwin Verbocht, Account Manager bij ISPnext, verloopt soepel: "Hij schakelt snel en staat altijd klaar om ons te helpen."
Volledig geautomatiseerde facturering en financiële voorspelbaarheid
De software heeft Jaarbeurs Utrecht geholpen de belangrijkste doelen te realiseren: kostenbesparingen, betere managementinformatie en financiële voorspelbaarheid.
Wat het Jaarbeurs Utrecht oplevert
- Digitaal archief van inkoopfacturen, eenvoudig terug te vinden via coderingen in het ERP-systeem
- Budgetcontroles in elke stap van het inkoopproces
- Volledig geautomatiseerd digitaal factureringssysteem, zonder handmatige verwerking
- Volledig inzicht in alle kosten en financiële voorspelbaarheid
- Effectief inkoop- en bestelproces dat de gehele organisatie ondersteunt
Veelgestelde vragen over inkoop- en factuurautomatisering bij Jaarbeurs Utrecht
Jaarbeurs Utrecht is een evenementen- en beurslocatie in het hart van Utrecht, direct naast Utrecht Centraal. Al meer dan 100 jaar speelt Jaarbeurs een rol als ontmoetingsplek voor onder meer congressen en beurzen.
Jaarbeurs Utrecht gebruikt Procurement en AP Automation van ISPnext, sinds de implementatie in 2017.
Jaarbeurs kampte met een papieren archief, verspreide data en inefficiënte workflows binnen de crediteurenadministratie, wat leidde tot vertragingen en een gebrek aan inzicht in de totale kosten.
Jaarbeurs Utrecht ging binnen drie maanden live met Procurement en AP Automation van ISPnext.
Jaarbeurs beschikt nu over een digitaal archief van inkoopfacturen, budgetcontroles in elke processtap en een volledig geautomatiseerd digitaal factureringssysteem, met volledig inzicht in kosten en financiële voorspelbaarheid als resultaat.
Jaarbeurs Utrecht blijft samen met ISPnext innoveren, met verdere optimalisaties van het procurementproces en een nog intensievere integratie van softwarefunctionaliteiten binnen één platform als ambitie.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper AP Automation in 5 stappen en automatiseer je factuurverwerking stap voor stap.
