Lieferanten-Onboarding: Kontrolle und Vernetzung

Das Onboarding von Lieferanten klingt einfach: Daten sammeln, validieren und in das System eingeben. In der Praxis erweist sich dieser Prozess jedoch als voller Fallstricke. Unvollständige Informationen, manuelle Eingaben und fragmentierte Kommunikation machen ihn langsam und fehleranfällig. 

„Die Abteilungen Beschaffung und Finanzen arbeiten oft mit unterschiedlichen Versionen derselben Informationen“, erklärt Dirk Jan Leppers. „Ohne Struktur kommt es zu doppelten Datensätzen, unklaren Verantwortlichkeiten und Risiken bei Audits.“ 

Auch die Compliance wird zu einer Herausforderung. Unternehmensinformationen, Steuerdaten und Bankkontonummern müssen überprüft werden. Ohne automatisierte Kontrollen ist dies sehr zeitaufwändig und es ist schwierig, Fehler oder Betrug auszuschließen. Hinzu kommt, dass Lieferantendaten schnell veralten: Untersuchungen zeigen, dass 30 % der Lieferantendaten bereits innerhalb eines Jahres nicht mehr aktuell sind. Ohne Kontrolle entstehen unnötige Risiken.

Mit Vendor Management wird die Lieferantenaufnahme zu einem optimierten und kontrollierbaren Prozess. Es beginnt mit einer internen Anfrage: Mitarbeiter können über ein Formular einen neuen Lieferanten vorschlagen. Dabei geben sie Informationen wie das erwartete Auftragsvolumen, ob es sich um einen einmaligen Lieferanten handelt und welche Alternativen bereits geprüft wurden, an. 

„Auf der Grundlage dieser Anfrage kann die Beschaffungsabteilung schnell entscheiden, ob der Lieferant benötigt wird und geeignet ist“, sagt Dirk Jan. „Wenn es bereits einen geeigneten Anbieter gibt, vermeidet man so unnötige Neuregistrierungen.“ 

Dieser erste Schritt bildet die Grundlage für eine datengestützte Entscheidungsfindung. Da die Mitarbeiter auch eine Einkaufskategorie und Kontaktdaten angeben, wird die Anfrage automatisch an den richtigen Verantwortlichen weitergeleitet. Dies kann beispielsweise ein Category Manager oder ein regionaler Einkäufer sein. Das sorgt nicht nur für Schnelligkeit, sondern auch für klare Zuständigkeiten im Prozess. 

Nach der Genehmigung erhält der Lieferant automatisch eine Einladung zum Lieferantenportal. Dort gibt er alle erforderlichen Daten ein und lädt Dokumente wie Zertifikate, Verhaltenskodizes oder NDAs hoch. Optional können Fragebögen zu Themen wie Nachhaltigkeit, e-invoicing-Onboarding oder Qualitätsmanagement ausgefüllt werden. 

Das Portal bietet Lieferanten außerdem Einblick in den Status ihrer Anträge und Rechnungen. Dadurch müssen sie sich seltener an die Beschaffungs- oder Finanzabteilung wenden. Dies reduziert die Anzahl wiederkehrender Fragen und senkt den Verwaltungsaufwand, während Prozesse schneller und effizienter ablaufen. 

Alle Aktionen und Genehmigungen sind nachvollziehbar und werden vollständig protokolliert. So entsteht ein lückenloser Prüfpfad, der den internen und externen Kontrollanforderungen entspricht. 

Das Onboarding von Lieferanten bei ISPnext umfasst eine Reihe fester Komponenten: 

• Supplier Onboarding: neue Lieferanten anfragen und kommunizieren.
• Self-Service-Portal: Lieferanten können Dokumente und Daten selbst aktualisieren.
• Supplier Compliancy: Dokumente und Daten gemäß den Richtlinien bereitstellen.
• Lieferantenfragen: Statusfragen zu Rechnungen, Zahlungen und Lieferungen.
• Lieferantendaten: eine einzige Quelle der Wahrheit, verbunden mit Ihrem ERP.
• Lieferantenfragebögen: Fragebögen zu Themen wie ESG und E-Invoicing. 

Ein Unternehmen in der Fertigungsindustrie arbeitet mit vielen spezialisierten Lieferanten zusammen, von Rohstofflieferanten bis hin zu Logistikpartnern. Früher erfolgte die Lieferantenaufnahme manuell. Neue Lieferanten wurden per E-Mail angemeldet und die Daten wurden in das ERP-System übertragen. Regelmäßig fehlten Zertifikate oder Bankdaten waren falsch. 

Seit der Umstellung auf Vendor Management von ISPnext ist der Prozess automatisiert. Jede Abteilung kann über das interne Formular einen Lieferanten anfordern. Nach der Genehmigung wird der Lieferant über das Portal eingeladen. Innerhalb weniger Tage werden alle Daten korrekt geliefert, einschließlich Dokumenten wie ISO-Zertifikaten und Herkunftsnachweisen. Dank automatischer Validierungen und Protokollierungen erfüllt das Unternehmen nun nachweislich die Compliance-Anforderungen, auch bei Lieferanten in Risikoländern. 

Dadurch hat sich die Zusammenarbeit zwischen Finanz- und Beschaffungsabteilung deutlich verbessert. Beide Teams arbeiten mit denselben Daten und verfolgen den Status eines Onboardings in Echtzeit. Es gibt weniger Unklarheiten, mehr Transparenz und eine gemeinsame Verantwortung für die Lieferantenqualität. 

Das Onboarding von Lieferanten betrifft nicht nur das Lieferantenmanagement, sondern auch die AP-Automatisierung. Gute Daten sorgen für weniger Fehler bei der Rechnungsbearbeitung und schnellere Zahlungen. „Wir stellen fest, dass Kunden, die beide Lösungen kombinieren, viel weniger Korrekturrunden benötigen“, so Dirk Jan.  

Darüber hinaus verbessert sich die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Da alle Daten zentral verfügbar sind, arbeiten Finanz- und Beschaffungsabteilung auf der Grundlage derselben Informationen. Auch die Durchlaufzeit verkürzt sich erheblich. Während das Onboarding früher Wochen dauern konnte, ist der Prozess heute oft innerhalb weniger Tage abgeschlossen. Darüber hinaus können Sie verschiedene Ablaufdaten für Dokumente wie Zertifikate oder Verträge festlegen. So bleiben Sie auf dem neuesten Stand und vermeiden Überraschungen bei Neubewertungen oder Vertragsverlängerungen. 

Das Onboarding von Lieferanten ist nicht nur ein operativer Schritt. Es bestimmt in hohem Maße, wie sicher, effizient und konform Ihr Unternehmen mit Lieferanten zusammenarbeitet. Durch die Standardisierung und Digitalisierung dieses Prozesses legen Sie den Grundstein für nachhaltiges Wachstum und bessere Entscheidungsfindung. 

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Audits, Zertifizierungen oder sich ändernde Vorschriften vorwegzunehmen. In Branchen wie der Fertigung, der Lebensmittel- und Getränkeindustrie oder dem Gesundheitswesen ist der Nachweis der Lieferantenqualität oft eine Voraussetzung. Mit einer Lösung wie ISPnext legen Sie die richtige Grundlage, um auch diese Anforderungen zu erfüllen.

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