Die Herausforderung der Beschaffung: Ergebnisse sichtbar und messbar machen

Das Problem ist bekannt. Sie melden eine Einsparung oder ein anderes Ergebnis, aber fast sofort kommen die Fragen: Woher stammt diese Zahl, wer hat sie genehmigt und warum ist sie noch nicht in der Buchhaltung erfasst? Ohne klare Definitionen und eine zentrale Erfassung bleibt immer Raum für Diskussionen. Die Folge: Ergebnisse werden zu spät oder gar nicht anerkannt.  Deshalb ist ein Ansatz erforderlich, der Transparenz und Struktur schafft.  

Procurement Team Management bietet genau das. Alle Initiativen werden als „Ereignis” erfasst, einschließlich Zeitplan und vorab abgestimmter Definitionen. So sehen Sie auf einen Blick, wann eine Leistung messbar wird, und vermeiden Unstimmigkeiten zwischen Einkauf und Finanzabteilung. Da Definitionen und Berechnungen im Voraus abgestimmt werden, entsteht eine einzige Wahrheit, und nachträgliche Korrekturen entfallen.

Wichtig ist auch, dass Leistungen nicht nur aus harten Zahlen bestehen. Natürlich lassen sich niedrigere Preise oder Volumina gut messen, aber es gibt auch weiche Vorteile, die mindestens genauso wichtig sind. Denken Sie beispielsweise an Lieferanten, die zuverlässiger liefern, bessere Vertragsbedingungen oder weniger Haftung. Diese Verbesserungen sind vielleicht nicht direkt in der Gewinn- und Verlustrechnung sichtbar, tragen aber zur Stabilität, Zusammenarbeit und Erreichung von ESG-Zielen bei. Das bekannte Procurement-Iceberg-Modell zeigt, wie groß der verborgene Teil unter Wasser ist. Mit Procurement Team Management machen Sie diesen sichtbar. 

Der Mehrwert variiert je nach Rolle. Für Einkaufsverantwortliche bietet es Struktur und Nachweise: Bei Verhandlungen geht es nicht nur um den Preis, sondern auch um Liefersicherheit, digitale Prozesse und Vertragsbedingungen. All diese Ergebnisse werden festgehalten und validiert, sodass Sie gegenüber der Finanzabteilung und der Geschäftsleitung immer mit stichhaltigen Argumenten aufwarten können. Für die Finanzabteilung bedeutet dies vor allem Ruhe und Kontrolle: Sie kann sich auf Fakten statt auf Annahmen stützen. Da alles im Voraus definiert und registriert ist, entstehen transparente Berichte und es entfällt die Notwendigkeit endloser Korrekturen.