Inkoop sociaal domein Centraal Gelderland (SDCG) unterstützt 11 Gemeinden in Gelderland bei Einkauf und Vertragsmanagement im Rahmen des niederländischen Sozialgesetzes (Wmo) und des Jugendgesetzes. Mit ISPnext Contract Management, Vendor Management und dem Supplier Portal liegen Verträge, Lieferantendaten und Produktstrukturen an einem zentralen Ort.
Vertrags- und Lieferanteninformationen lagen verstreut auf persönlichen Laufwerken und in einzelnen Excel-Tabellen, wodurch Prozesse schwer zu überwachen und Informationen schwer wiederzufinden waren.
Schrittweise Erweiterung von Vendor Management über Contract Management bis zum Supplier Portal, sodass immer mehr Prozesse in einer Anwendung zusammenkommen.
Ein System für alle Verträge, aktuelle Wartezeiten pro Anbieter über eine API und Anbieter, die ihre eigenen Daten verwalten.
Von der Dezentralisierung zur Digitalisierung von Pflegeverträgen
Durch die Dezentralisierung der Pflege erhielten die Gemeinden die Verantwortung, Verträge mit Pflegeanbietern selbst abzuschließen. Die Gemeinden der Region Centraal Gelderland haben diese Aufgabe an Inkoop SDCG übertragen. In dieser Übergangsphase entschied sich die Organisation nach einem Ausschreibungsverfahren für ISPnext, mit der Aufgabe, eine wachsende Zahl an Verträgen, Lieferantendaten und Dokumenten beherrschbar zu halten.
-
Informationen verstreut auf Laufwerken und in Tabellen
Vertragsdaten, Lieferanteninformationen und Dokumente lagen auf persönlichen Laufwerken und in einzelnen Excel-Tabellen. Dadurch war es schwierig, Prozesse zu überwachen und Informationen wiederzufinden.
-
Wachsende Zahl an Pflegeverträgen
Die Zahl der Verträge mit Pflegeanbietern nahm stetig zu. Ohne zentrale Erfassung lässt sich dieses Volumen nicht überblicken, geschweige denn überwachen.
-
Wunsch nach einer Akte pro Anbieter
In der Organisation bestand der Wunsch, pro Anbieter in Aktenform zu arbeiten, sodass alles übersichtlich zusammensteht und niemand von Dokumenten auf einem Netzlaufwerk oder in einer E-Mail abhängig ist.
-
Viel Abstimmung mit Anbietern
Anbieter reichten ihre Daten und Änderungen immer einzeln ein. Das kostete beide Seiten viel Abstimmung und barg das Risiko, dass Informationen verloren gehen oder doppelt geliefert werden.
„Die Plattform von ISPnext funktioniert sehr praktisch. So haben wir alle Produkte an einem Ort.“
Schritt für Schritt zu einem zentralen Ort für Verträge und Lieferanten
Inkoop SDCG startete mit Vendor Management und Spend Analytics. Spend Analytics nutzt die Organisation inzwischen nicht mehr, weil die Gemeinden keinen Einblick in die Finanzdaten geben. Das liegt nicht an der Software, sondern an der Struktur der Zusammenarbeit in der Region.
Nach dem Start mit Vendor Management erweiterte Inkoop SDCG die Nutzung um Contract Management. Der Bedarf bestand darin, Vertragsinformationen zu speichern, Produktinformationen je Anbieter zu strukturieren und Einblick in Lieferantendaten zu gewinnen. Immer mehr Prozesse werden in die Anwendung überführt, gerade um die Nutzung zu fördern und die zentrale Zugänglichkeit zu erhöhen.
Wurden anfangs vor allem Pflegeverträge in ISPnext verwaltet, verarbeitet die Organisation inzwischen auch Verträge außerhalb des Sozialwesens über das System.
-
Start mit Vendor Management
Nach einem Ausschreibungsverfahren startete Inkoop SDCG mit Vendor Management, um die Lieferantendaten der Pflegeanbieter zentral zu erfassen.
-
Contract Management für die Aktenbildung
Vertragsinformationen, Produktinformationen je Anbieter und Lieferantendaten kommen in einer Akte zusammen, statt auf einem Netzlaufwerk oder in einem Postfach.
-
Wartezeiten über eine API auf der eigenen Website
Die Übersicht der Vertragsprodukte und der zugehörigen Wartezeiten ist über eine API mit der öffentlichen Website von Inkoop SDCG verbunden, sodass diese Daten automatisch angezeigt werden.
-
Supplier Portal für die Anbieter
Anbieter liefern und verwalten ihre Informationen selbst im Supplier Portal: Daten einreichen, Wartezeiten ändern und Produkte einsehen, alles an einem zentralen Ort.
Was ISPnext Inkoop SDCG bringt
Inkoop SDCG verwaltet Verträge, Lieferanten und Produktstrukturen an einem Ort. Der größte Mehrwert liegt laut Marieke Bruinsma nicht in den internen Prozessen, sondern auf der Seite der Pflegeanbieter, die ihre eigenen Informationen über das Supplier Portal verwalten.
Was Inkoop SDCG davon hat
- Ein übersichtliches System für Vertragsmanagement, Lieferanteninformationen und Produktstrukturen, statt persönlicher Laufwerke und einzelner Excel-Tabellen.
- Einblick in Vertragsprodukte samt zugehörigen Wartezeiten, mit einer API-Verbindung zur eigenen öffentlichen Website.
- Auch Verträge außerhalb des Sozialwesens laufen inzwischen über das System, sodass das gesamte Vertragsmanagement an einem Ort stattfindet.
- Weniger Abstimmung mit Anbietern: über das Supplier Portal liefern sie ihre Daten selbst, ändern Wartezeiten und sehen ihre Produkte ein.
- Geringeres Risiko, dass Informationen verloren gehen oder doppelt geliefert werden, weil die Arbeitslast verteilt wird.
- Kurze Wege zu ISPnext über den Customer Success Manager und den Supportdesk, dazu Wissensaustausch mit anderen Pflegeregionen, die mit der Plattform arbeiten.
Häufig gestellte Fragen zum Vertragsmanagement bei Inkoop SDCG
Inkoop SDCG arbeitet seit 2017 mit ISPnext, seit der Phase der Dezentralisierung der Pflege. Die Lösungen werden schrittweise weiter ausgerollt und immer breiter in der Organisation genutzt.
Die Organisation startete mit Vendor Management und Spend Analytics und erweiterte später um Contract Management und das Supplier Portal. Spend Analytics nutzt Inkoop SDCG inzwischen nicht mehr, weil die Gemeinden keinen Einblick in die Finanzdaten geben.
Anfangs vor allem die Einkaufsabteilung. Inzwischen nutzen immer mehr Kolleginnen und Kollegen aus anderen Teams die Lösungen aktiv, weil der Bedarf an zentraler Aktenbildung wächst.
Neben Pflegeverträgen verwaltet Inkoop SDCG seit einem Jahr auch andere Verträge über die Plattform. Diese Entscheidung ergibt sich aus der großen Zahl an Verträgen in der Organisation und dem Bedarf, diese zentral zu verwalten.
Anbieter müssen nicht jedes Mal etwas zusenden oder abstimmen. Sie können alles auf einmal einreichen, Wartezeiten ändern und ihre Produkte an einem zentralen Ort einsehen. Für Inkoop SDCG spart das viel Abstimmung und Zeit.
Es besteht intensiver Kontakt mit anderen Regionen, die mit der Plattform arbeiten. In den Sitzungen, die ISPnext organisiert, tauschen sie Erfahrungen aus und arbeiten auf mehr Einheitlichkeit hin, was es für Pflegeanbieter übersichtlicher macht. Die Niederlande haben 42 Pflegeregionen, die nahezu alle eigene Systeme für Verfügbarkeit, Einkauf und Vertragsmanagement nutzen.
Entdecken Sie, was ISPnext für Ihre Organisation leisten kann
Kostenlos herunterladen: warum Vertragsmanagement für öffentliche Organisationen unverzichtbar ist.
