Inkoop SDCG macht Vertragsmanagement im Gesundheitswesen übersichtlicher

Die Zusammenarbeit zwischen Inkoop SDCG und ISPnext begann während einer tiefgreifenden politischen Veränderung. Durch die Dezentralisierung des Gesundheitswesens erhielten die Gemeinden die Verantwortung, selbstständig Verträge mit (Gesundheits-)Dienstleistern abzuschließen. Die Gemeinden in der Region Centraal Gelderland haben dies Inkoop SDCG übertragen. Während dieser Übergangsphase wählte die Inkoop SDCG ISPnext nach einem Ausschreibungsverfahren aus. „Wir begannen mit Vendor Management und Spend Analytics, obwohl wir die Arbeit mit Spend Analytics inzwischen eingestellt haben, weil die Gemeinden keinen Einblick in die Finanzdaten geben“, sagt Marieke. „Das liegt nicht an der Software, sondern an der Struktur der Zusammenarbeit in unserer Region.“

Nach dem Start mit dem Vendor Management hat die Inkoop SDCG die Nutzung der Software mit der Vertragsmanagementlösung weiter ausgebaut. Innerhalb der Organisation entstand der Bedarf, Vertragsinformationen zentral zu speichern, Produktinformationen nach Anbietern zu strukturieren und Einblick in Lieferantendaten zu erhalten. "Immer mehr Prozesse finden innerhalb der Anwendung statt. Es besteht der große Wunsch, im Dateiformat zu arbeiten, so dass alles pro Anbieter übersichtlich zusammengestellt ist und man nicht auf Dokumente auf einem Netzlaufwerk oder in einer E-Mail angewiesen ist", erklärt Marieke. Obwohl die Kollegen die Anwendung jetzt noch spärlich nutzen, werden immer mehr Prozesse darin untergebracht, eben um die Nutzung zu fördern und die zentrale Zugänglichkeit zu erhöhen. ISPnext unterstützte diese Entwicklung mit einer Lösung, die dem Informationsbedarf von Inkoop SDCG entsprach.

Für Marieke selbst ist vor allem das Vertragsmanagement in ihrer täglichen Arbeit unverzichtbar geworden. Sie nutzt die Lösung, um Einblick in Vertragsprodukte und die damit verbundenen Wartezeiten zu erhalten. "Die Plattform von ISPnext funktioniert sehr bequem. Sie ermöglicht es uns, alle Dokumente in einer Ablage zu haben." Diese Informationen sind über eine API mit der öffentlichen Website der Inkoop SDCG verknüpft, so dass die Daten automatisch angezeigt werden. "Ich arbeite viel mit dieser Übersicht, um zu überprüfen, ob alles korrekt ist. Man kann pro Anbieter genau sehen, welche Produkte verfügbar sind, einschließlich der Wartezeit. Das gibt mir die Kontrolle und macht es für andere in der Organisation einfach, Informationen zu finden."

Während anfangs hauptsächlich Verträge (im Gesundheitswesen) in ISPnext verwaltet wurden, hat sich die Nutzung im Laufe der Jahre ausgeweitet. Auch Verträge außerhalb des Sozialbereichs werden jetzt über das System abgewickelt. "Es gibt eine Menge Verträge zu überwachen, deshalb ist es gut, dass wir das alles in einem System machen können. Wir sind immer noch dabei, die Nutzung zu erweitern."

Laut Marieke liegt der größte Mehrwert nicht so sehr in den internen Prozessen, sondern vielmehr auf Seiten (der Gesundheitsdienstleister). Durch den Einsatz des Lieferantenportals sind sie in der Lage, ihre Informationen selbst zu liefern, zu verwalten und zu aktualisieren. "Durch das Lieferantenportal müssen sie nicht jedes Mal etwas senden oder abstimmen. Sie können alles auf einmal anbieten, Wartezeiten ändern und ihre Produkte einsehen. Das alles geschieht an einem zentralen Ort. Für sie ist das wirklich eine Verbesserung und für uns spart es viel Koordinations- und Zeitaufwand."

Dank des Lieferantenportals wird die Arbeitslast verteilt und verhindert, dass Informationen verloren gehen oder doppelt geliefert werden. „Darin liegt für uns hauptsächlich der Gewinn“, fügt Marieke hinzu.

Laut Marieke ist die Zusammenarbeit mit ISPnext reibungslos und ansprechbar. „Ob über den Customer Success Manager oder den Support-Desk, ich erhalte schnell Kontakt und wir arbeiten gut zusammen.“ Diese Zusammenarbeit geht über die Beziehung zu ISPnext hinaus. Die Interaktion mit anderen Gesundheitsregionen, die mit der Plattform arbeiten, ist intensiv. "Wir haben viel Kontakt mit anderen Regionen. Wir tauschen Erfahrungen aus und versuchen, mehr und mehr auf dieselbe Weise zu arbeiten. Das ist nicht nur für uns angenehm, sondern auch für die Anbieter, die mit mehreren Regionen zu tun haben."
Derzeit gibt es in den Niederlanden 42 Gesundheitsregionen, und fast jede Region verwendet ihre eigenen Systeme für Verfügbarkeit, Beschaffung und Vertragsmanagement. Diese Fragmentierung führt zu einem Mangel an Klarheit für die Anbieter. Gerade deshalb ist die Zusammenarbeit mit anderen ISPnext-Kunden aus dem sozialen Bereich so wertvoll. "Bei den von ISPnext organisierten Veranstaltungen lernen wir voneinander. Wir versuchen, auf diese Weise mehr Einheitlichkeit zu schaffen. Das macht es für die Gesundheitsdienstleister ein bisschen überschaubarer."

Für die Zukunft sieht Marieke ein großes Potenzial in der weiteren Optimierung der Prozesse rund um die Beschaffung im Gesundheitswesen. Die Möglichkeiten entsprechen ihrer Meinung nach zunehmend der Praxis, in der prozessorientiertes Arbeiten, eine zentrale Aktenanlage und eine klare Rollenteilung zwischen den Parteien immer wichtiger werden. Innerhalb der Inkoop SDCG wird aktiv daran gearbeitet, wie die vorhandenen Lösungen in Zusammenarbeit mit den Leistungserbringern im Gesundheitswesen noch effektiver genutzt werden können. „Daran wird gut gearbeitet, und wir freuen uns darauf, zu sehen, wie wir das weiter nutzen können“, sagt Marieke.

Ein Hauptaugenmerk liegt auf dem Onboarding von Lieferanten: dem Prozess, bei dem sich Gesundheitsdienstleister registrieren lassen und Unterlagen bereitstellen. "Wir stellen fest, dass die Anbieter mehr und mehr selbst über das Portal verwalten wollen. Wenn das richtig erleichtert wird, spart das viel manuelle Arbeit und Rückmeldungen." Innerhalb der Beschaffung schaut die SDCG daher mit Interesse auf Lösungen, die diesen Prozess strukturieren und vereinfachen können. „Das ist sowohl für uns als auch für die Anbieter wertvoll.“

Inkoop sociaal domein Centraal Gelderland (SDCG) 11 Gemeinden in Gelderland beim Einkauf und Vertragsmanagement im Rahmen des Wmo-Gesetzes (Gesetz über soziale Unterstützung) und des Jugendgesetzes. Als verbindendes Glied zwischen Gemeinden und (Pflege-)Anbietern koordiniert Inkoop SDCG das Vertragsmanagement, das Lieferantenmanagement und die Überwachung der Pflegeleistungen. Die Organisation konzentriert sich auf regionale Zusammenarbeit, Transparenz und Prozessverbesserung mit dem Ziel, die Qualität und Kontinuität der Betreuung in der Region zu gewährleisten.