Was ist Vertragsmanagement?

Das Ziel des Vertragsmanagements ist es, aus vertraglichen Vereinbarungen einen Mehrwert zu schaffen. Organisationen, die Vertragsmanagement richtig anwenden, erzielen nicht nur rechtliche Vorteile, sondern nutzen Verträge auch als Managementinstrument.

Beim Vertragsmanagement geht es darum, den Überblick über Inhalt und Laufzeit von Verträgen zu behalten, um Risiken zu begrenzen und Chancen optimal zu nutzen. Dabei werden Verträge nicht als separate Dokumente, sondern als strategische Informationsquellen betrachtet.

Zu den wichtigsten Zielen des Vertragsmanagements gehören:

• transparenz und Kontrolle: immer wissen, welche Verträge aktiv sind und welche Verpflichtungen gelten,
• Effizienz: manuelle Prozesse werden durch strukturierte digitale Workflows ersetzt,
• Risikomanagement: rechtzeitige Signale verhindern unerwartete Verlängerungen oder rechtliche Komplikationen,
• Kostenkontrolle: Vermeidung von Doppelausgaben und unnötigen Verlängerungen,
• Compliance: Automatische Berichterstattung gewährleistet die Einhaltung interner und externer Regeln.

Innerhalb der Lieferantenbeziehungen spielt das Vertragsmanagement eine zentrale Rolle. Es unterstützt Organisationen bei der langfristigen Zusammenarbeit und ermöglicht eine gezielte Anpassung der Verträge auf Basis von Daten und Leistungen.

Dazu Dirk Jan, Solution Consultant bei ISPnext: „Viele Unternehmen merken erst dann, wie ineffizient ihr Vertragsmanagement ist, wenn etwas schief läuft. Mit einer Vertragsmanagement-Software können sie proaktiv statt reaktiv arbeiten und so Zeit und Geld sparen.“

Ein effektives Vertragsmanagement bietet Vorteile auf allen Ebenen der Organisation. Es gewährleistet eine zentrale Verwaltung der Verträge, eine bessere Entscheidungsfindung und eine bessere Einhaltung der Vereinbarungen.

Ein gut durchdachtes Vertragsmanagement führt zu Zeiteinsparungen, weniger Fehlern und mehr Kontrolle über rechtliche und finanzielle Verpflichtungen.

Zu den Vorteilen des Vertragsmanagements gehören:

• vollständige Übersicht über alle Vertragsdokumente und Anhänge,
• Schneller Zugriff auf relevante Informationen für alle beteiligten Teams,
• Klare Signale für Verfallsdaten, Verlängerungen oder Verpflichtungen
  Verbesserte Beziehungen zu,
• Lieferanten durch klare Einhaltung von Vereinbarungen,
• Bessere Erfüllung von Compliance-Anforderungen dank automatischer Audits und Berichte.

„Durch den Einsatz von Vertragsmanagement-Software können Organisationen Verträge nicht nur effizienter verwalten, sondern sie auch strategisch einsetzen, um Kosten zu senken und Risiken zu minimieren“, sagt Dirk Jan.

Viele Organisationen fragen sich, wie sie Verträge besser verwalten können. Die Antwort lautet: durch Investitionen in die Digitalisierung, Standardisierung und strukturelle Überwachung.

Vertragsverwaltungssoftware automatisiert wichtige Prozesse wie Verlängerungserinnerungen, Genehmigungsabläufe und Compliance-Prüfungen. Darüber hinaus hilft die Zentralisierung von Vertragsdaten, Fehler, doppelte Speicherung und fehlende Signale zu vermeiden.

Mit einheitlichen Vorlagen, festen Formaten und festen Rollen innerhalb des Vertragsmanagementprozesses sorgen Sie für Klarheit und Konsistenz. Außerdem kann die Leistung gemessen und berichtet werden, was zu gezielten Verbesserungsmaßnahmen führt.

Dirk Jan betont: „Vertragsmanagement-Software bietet Effizienz und Kontrolle, die für die Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen unerlässlich sind.“

Das Vertragsmanagement besteht aus mehreren Phasen, die den Lebenszyklus eines Vertrags ausmachen. Jede Phase spielt eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der Kontrolle und Einhaltung der Vorschriften während des gesamten Lebenszyklus.

Die erste Phase ist die Vertragserstellung. In dieser Phase werden die Verträge auf der Grundlage klarer Ziele, Bedingungen und Zuständigkeiten erstellt. Gutes Vertragsmanagement beginnt hier mit klaren und rechtlich schlüssigen Vereinbarungen.

Daran schließt sich die Verhandlungsphase an. Hier bietet das Vertragsmanagement Unterstützung bei der Erfassung von Änderungsvorschlägen, Versionen und Rückmeldungen zwischen den Parteien. So bleibt der Verhandlungsprozess klar und strukturiert.

Die dritte Phase ist die Freigabe und Unterzeichnung. Vertragsmanagement-Software unterstützt die digitale Genehmigung von Verträgen, einschließlich Prüfpfad und elektronischer Unterschriften. Dies beschleunigt die Durchlaufzeit und erhöht die Zuverlässigkeit.

Die längste Phase des Vertragsmanagements ist die Ausführung und Überwachung. In dieser Phase werden die vertraglichen Verpflichtungen überwacht und kontrolliert. Mithilfe von Warnmeldungen und Dashboards erhält man Einblicke in Leistung, Abweichungen und Einhaltung.

Schließlich folgt die Bewertungs- und Erneuerungsphase. Hier wird überprüft, ob der Vertrag noch den Bedürfnissen der Organisation entspricht. Hier bietet das Vertragsmanagement Instrumente, um Verträge rechtzeitig zu bewerten und strategische Entscheidungen über Verlängerung, Änderung oder Kündigung zu treffen.

Ein gut durchdachter Vertragsmanagementprozess stellt sicher, dass Organisationen jederzeit wissen, wo sie stehen, welche Verpflichtungen bestehen und wo es Möglichkeiten für Verbesserungen oder Einsparungen gibt.

Dirk Jan bringt es auf den Punkt: „Ein strukturierter Vertragsmanagementprozess stellt sicher, dass Organisationen keine Überraschungen erleben und bei Bedarf rechtzeitig Anpassungen vornehmen können.“

Obwohl Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung häufig synonym verwendet werden, gibt es einen wichtigen Unterschied zwischen den beiden Begriffen.

Das Vertragsverwaltung konzentriert sich auf die operative und administrative Seite: Erfassung, Speicherung und Verfolgung von Verträgen. Hier liegt der Schwerpunkt auf der Zugänglichkeit der Dokumente und der Überwachung der grundlegenden Fristen.

Das Vertragsmanagement hingegen geht viel weiter. Es ist strategischer Natur und konzentriert sich auf die kontinuierliche Überwachung, Analyse und Verbesserung der Vertragsbeziehungen. Beim Vertragsmanagement wird die Leistung überwacht, Risiken werden ermittelt und Entscheidungen werden auf der Grundlage von Daten und vertraglichen KPIs getroffen.

In der Praxis bedeutet dies, dass sich das Vertragsmanagement oft darum dreht, wo ein Vertrag steht und was darin steht, während das Vertragsmanagement Antworten darauf gibt, wie ein Vertrag erfüllt wird und warum er möglicherweise geändert werden muss.

Organisationen, die von der Vertragsverwaltung zum Vertragsmanagement übergehen, bewegen sich auf eine strategische Steuerung zu. Sie nutzen Verträge aktiv, um Geschäftsziele zu unterstützen und Risiken zu managen. Dirk Jan: „Während es beim Vertragsmanagement vor allem darum geht, den Überblick über die Verträge zu behalten, sorgt das Vertragsmanagement dafür, dass diese Verträge zur Geschäftsstrategie und zu den finanziellen Zielen beitragen.“

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Viele Organisationen kämpfen mit der manuellen Vertragsverwaltung. Die Folgen sind verpasste Fristen, unvollständige Informationen und das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften. Mit einer Vertragsmanagement-Software können Verträge zentral gespeichert, mit Arbeitsabläufen verknüpft und automatisch überwacht werden. Das macht das Vertragsmanagement zuverlässiger und weniger fehleranfällig. Automatisierung im Vertragsmanagement bedeutet auch schnellere Reaktionszeiten, klarere Zuständigkeiten und bessere Nachweise bei Audits oder Compliance-Kontrollen.

Ein strukturierter Vertragsmanagementprozess sorgt dafür, dass Sie keine Überraschungen erleben und bei Bedarf rechtzeitig Anpassungen vornehmen können. Mit der Vertragsmanagement-Software von ISPnext können Organisationen ihre Prozesse strukturieren, Kosten senken und Risiken minimieren.

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