Umstieg auf E-Rechnungen: verpflichtend und vor allem vorteilhaft

Belgien ist auf diesem Gebiet weiter als die Niederlande. Ab dem 1. Januar 2026 sind Unternehmen dort verpflichtet, Geschäft-zu-Geschäft-Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu verarbeiten über ein universelles System. Derzeit werden in Belgien, ebenso wie in den Niederlanden, die meisten Rechnungen noch per E-Mail versendet, oft als PDF. “Ein PDF ist etwas anderes als elektronische Rechnungsverarbeitung“, erklärt Johan Stockman, Manager bei Dynatos für Routty, eine Plattform für E-Invoicing. 

“Ein halbes Jahr vor der Frist hatten 40 % der belgischen Unternehmen noch keine Schritte unternommen oder einen externen Partner gefunden, um die Implementierung zu organisieren.“ Stockman sieht voraus, dass die Frist 2026 zu einem Engpass führen wird. “Es gibt nicht genügend Kapazitäten, um diese Transformation rechtzeitig für die gesamte belgische Wirtschaft umzusetzen. Einige Unternehmen werden nicht rechtzeitig fertig.“ Neben Geldstrafen wegen Nichteinhaltung kann dies auch dazu führen, dass Rechnungen nicht bezahlt werden. 

Nach Belgien folgen 2026 weitere Länder, darunter Polen (ab Februar) und Frankreich (ab September). In Italien sind E-Rechnungen und E-Reporting schon seit längerem Pflicht. “Wenn Sie international tätig sind, werden Sie als niederländisches Unternehmen früher oder später damit konfrontiert. Dafür müssen Sie jetzt schon Schritte einleiten.“ 

In Belgien muss das Senden, Empfangen und Verarbeiten elektronischer Rechnungen verpflichtend über die Peppol-Plattform erfolgen. “Die Art und Weise, wie Unternehmen miteinander kommunizieren, ist dadurch relativ einfach“, sagt Stockman. “Peppol ist ein bekanntes, offenes europäisches Netzwerk für den sicheren und standardisierten elektronischen Dokumentenaustausch. In Ländern wie Polen, Frankreich und Italien ist es viel komplizierter. Dort arbeiten sie mit eigenen staatlichen Plattformen und Formaten.“ 

Dynatos hat sich auf dieses Gebiet spezialisiert und ist in der Lage, mit jeder Plattform zu kommunizieren. Aus diesem Grund ist ISPnext, Spezialist für automatisierte Rechnungsverarbeitung, eine strategische Partnerschaft mit Dynatos eingegangen. “Das garantiert unseren Kunden, dass sie mit der Infrastruktur jedes einzelnen Landes konform sind“, sagt Maarten de Ru, Director Partners & Alliances bei ISPnext. “Und Dynatos-Kunden haben nun auch Zugang zu AP Automation.“ 

De Ru ruft Organisationen dazu auf, eine klare Vision für E-Invoicing zu entwickeln. “Beginnen Sie mit der Analyse Ihres Lieferantenbestands. Mit welchen ausländischen Lieferanten arbeiten Sie zusammen?“ 

In der Praxis sieht er drei Varianten. “Einige Unternehmen beschränken sich darauf, mit Lieferanten in Belgien und Frankreich konform zu sein, also reaktiv. Andere Organisationen weiten diese Politik aus und binden auch niederländische Lieferanten über Peppol an. Eine dritte Gruppe entscheidet sich für eine stärker koordinierte und zukunftsorientierte Strategie. Sie setzen bei neuen Lieferanten sofort E-Invoicing ein und sind bereit für E-Reporting.“ 

Stockman bestätigt dieses Bild. Für ihn ist das letzte Modell die führende Strategie. “Denn wer jetzt modernisiert, verteilt den Implementierungsdruck und vermeidet Stress in letzter Minute. Eine solche Transformation bringt weitaus mehr Vorteile als nur die Erfüllung staatlicher Vorschriften. Der Rechnungsprozess wird wesentlich effizienter, mit weniger Fehlern und weniger Arbeits- und Zeitaufwand. E-Rechnungen sind bis zu 75 % günstiger als die Verarbeitung von PDF- oder Papierrechnungen. Zudem zeigt die Praxis, dass Rechnungen schneller bezahlt werden was ebenfalls nicht unwichtig ist.“ 

Stockman betont abschließend, dass E-Invoicing etwas anderes ist als E-Reporting. “E-Reporting wird von Regierungen vorangetrieben, mit dem Ziel, Echtzeitdaten über Geschäftstransaktionen zu erhalten und so Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen. In Zukunft werden E-Rechnungen und E-Reporting zunehmend untrennbar miteinander verbunden sein. Die elektronische Rechnungsverarbeitung ist ein erster Schritt.“ 

Für Anwender gibt es noch einen weiteren Vorteil. Denn wenn eingehende und ausgehende Rechnungen sofort nach Erhalt oder Versand verbucht werden, sind die Buchhaltungszahlen immer aktuell. “Das verschafft einen Echtzeitüberblick über den Rechnungsstatus. Aktuelle Dashboards und Berichte unterstützen das Finanzwesen enorm beim Cashflow-Management. Die Buchhaltung wird zu einem Instrument, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu messen.“ 

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit CMweb.