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Elektronische B2B-Rechnungen in Belgien ab 2026 Pflicht

22 Februar 2024

John Schouten, Director Product Management

Ab dem 1. Januar 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B-Transaktionen in Belgien zur Pflicht. Diese Maßnahme markiert einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung des Rechnungsflusses innerhalb Europas und erfordert von den Unternehmen sowohl technische als auch prozessuale Anpassungen. „Während es jahrelang ausreichte, Rechnungen per PDF oder E-Mail zu versenden, verlangen die neuen Vorschriften, dass Rechnungen elektronisch in einem strukturierten Format ausgetauscht werden“, erklärt John Schouten, Director Product Management bei ISPnext.

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Elektronische Rechnungsstellung in Belgien ab 2026 Pflicht

Das Besondere an dieser Verpflichtung ist, dass sie sich nicht nur auf den Versand von elektronischen Rechnungen bezieht, sondern auch darauf, diese empfangen und verarbeiten zu können. Die Unternehmen müssen ihre internen Systeme so anpassen, dass sie strukturierte Rechnungsdaten vollautomatisch verarbeiten können. „Dies erfordert eine Überprüfung des gesamten Rechnungsstellungsprozesses, einschließlich der zugrunde liegenden IT-Infrastruktur und Arbeitsabläufe“, betont John.

PEPPOL als standaard voor e-facturatie

Die belgische Regierung hat sich eindeutig für das PEPPOL-Netz als Standard für den elektronischen Austausch entschieden. „Das bedeutet, dass alle B2B-Rechnungen im UBL-Format (Universal Business Language) erstellt und über einen zertifizierten PEPPOL-Zugangspunkt gesendet und empfangen werden müssen“, erklärt John. „Ein einfacher PDF-Anhang erfüllt dann nicht mehr die Anforderungen.“

Auswirkungen auf Governance und Mehrwertsteuerverfahren

Die Auswirkungen dieser Verpflichtung gehen über die Technologie hinaus. „Sie berührt auch die Finanzverwaltung und die Berichterstattungsprozesse“, erklärt Schouten. "Die Tatsache, dass die belgischen Steuerbehörden elektronische Rechnungen schneller und konsequenter prüfen können, führt zu einer effizienteren Verwaltung der Mehrwertsteuer. Außerdem gewährleistet PEPPOL eine durchgängige Rückverfolgbarkeit und Validierung, was zu einer höheren Datenqualität, weniger Fehlern und einer schnelleren Zahlungsabwicklung führt."
John Schouten ISPnext
„2025 ist das Jahr der Vorbereitung: Testen Sie Ihre Software, schulen Sie Ihr Team und optimieren Sie Ihre Prozesse.“

- John Schouten, Director Product Management | ISPnext

2025 als entscheidendes Jahr der Vorbereitung

Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie bis 2025 ihre digitalen Rechnungsstellungsprozesse gründlich überprüfen müssen. „Es ist wichtig, dass die vorhandene Rechnungssoftware mit PEPPOL kompatibel ist und dass die internen Genehmigungsprozesse so eingerichtet sind, dass sie UBL-Rechnungen automatisch verarbeiten“, warnt Schouten. „Entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung sind auch Testläufe und Schulungen der Anwender.“

ISPnext hilft bei der Umstellung auf E-Invoicing

ISPnext begleitet Unternehmen bei diesem Übergang, von der Einhaltung der Vorschriften bis zur Prozessoptimierung. Mit AP Automation bieten wir eine automatische Validierung ein- und ausgehender elektronischer Rechnungen, eine direkte Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk und eine vollständige Workflow-Unterstützung, vom Eingang bis zur Archivierung.

Vermeiden Sie Menschenmassen, indem Sie pünktlich beginnen

Der Termin 1. Januar 2026 steht vor der Tür und die Vorbereitungen erfordern Zeit, Koordination und technische Umsetzung. „Die Verpflichtung gilt für alle Unternehmen in Belgien, unabhängig von ihrer Größe oder Branche“, betont Schouten abschließend. „Wenn Unternehmen bereits 2025 ernsthaft mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen, vermeiden sie Anpassungen in letzter Minute und profitieren sofort von den Vorteilen einer strukturierten, digitalen Rechnungsstellung.“

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John Schouten ISPnext

Über den Autor

John Schouten

Director Product Management

John Schouten ist ein führender Experte im Bereich Business Spend Management mit mehr als 15 Jahren Erfahrung. Als Director Product Management bei ISPnext gibt er den Ton an bei der Produktstrategie, der Roadmap und der Umsetzung unserer innovativen Cloud-basierten BSM-Plattform. Mit seiner Vision von Innovation und Effizienz hilft er Unternehmen nicht nur, ihre Finanz- und Beschaffungsprozesse zu transformieren, sondern auch das Risikomanagement in ihre Abläufe einzubinden.

FAQ

Wussten Sie das schon?

Die belgische Regierung hat noch keine genauen Sanktionen festgelegt, aber wer sich nicht daran hält, riskiert Geldstrafen, Verzögerungen bei der Mehrwertsteuererstattung oder die Zurückweisung von Rechnungen. Außerdem kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen oder Rechnungen werden von Kunden zurückgewiesen. Dies wirkt sich unmittelbar auf die Finanzbuchhaltung aus.
Ja. Ausländische Unternehmen, die B2B-Rechnungen mit belgischen Unternehmen austauschen, sind ebenfalls betroffen. Diese Unternehmen müssen ebenfalls das PEPPOL-Netz nutzen und den UBL-Standard für elektronische Rechnungen übernehmen.
Belgien folgt dem europäischen Kurs, der im Programm ViDA (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) festgelegt ist. Damit ist das Land eines der ersten, das diesen digitalen Mehrwertsteueransatz konkret umsetzt. Es wird erwartet, dass weitere EU-Mitgliedstaaten mit ähnlichen Maßnahmen folgen werden.
Nein. Neben Rechnungen unterstützt PEPPOL auch andere digitale Dokumente, wie z.B. Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Damit eignet sich das Netzwerk für einen breiteren Einsatz innerhalb des Procure-to-Pay-Prozesses.
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