Met betalen de winstmarge verbeteren

CFO in de spits

Om Dynamic Discounting te kunnen toepassen is snelle goedkeuring van facturen een noodzakelijke voorwaarde. “Als je het goedkeuringsproces binnen 48 uur kunt afronden, zijn er twee opties: de factuur nog 28 dagen laten liggen of de betaling naar voren halen en korting op de afgesproken prijs realiseren. Die korting komt rechtstreeks ten goede aan het bedrijfsresultaat, want de oorspronkelijke prijs was al ingecalculeerd.”

Aan een factuur gaan veel stappen vooraf. Als een factuur overeenkomt met de inkooporder en/of het eerder overeengekomen leverancierscontract, kan goedkeuring ervan een kortdurend proces zijn. “Inkoop moet dus de voorwaarden creëren en Finance in staat stellen deze mogelijkheid te benutten. De CFO is eigenlijk de spits die de kansen afmaakt. Maar dan heb je wel goede voorzetten nodig.”

Geen verplichting maar een keuze 

Binnen een platform voor Business Spend Management (BSM) is dat allemaal in te regelen. Daarin is het gehele proces van bedrijfsuitgaven gedigitaliseerd, source-to-pay. “Technologie kan de vraag of een factuur juist is beantwoorden, door die te matchen met het contract of de order. Technologie kan ook controleren of de dienst is geleverd conform de afspraken.”

Gebruikers van het BSM-platform van ISPnext hebben, dankzij de overname van Flinqer, sinds kort de module Dynamic Discounting tot hun beschikking. Tanate benadrukt dat het aanbieden van vroegtijdige betalingen geen verplichting is. “Juist het element ‘dynamic’ maakt het interessant. Finance heeft realtime overzicht of er kansen zijn. Als CFO kun je per factuur aangeven of je die binnen een bepaalde termijn met korting wilt betalen. De leverancier kan dat vervolgens wel of niet accepteren. Voor beide partijen is het een keuze.”

“De CFO is eigenlijk de spits die de kansen afmaakt. Maar dan heb je wel goede voorzetten nodig.”

Gustaf Tanate, CEO | ISPnext

Verwerking BTW 

Tanate vervolgt: “Als je net een grote uitgave hebt gedaan, kun je deze functionaliteit een tijdje laten rusten. Partijen kunnen binnen het platform continu aanvinken wat ze wensen en het systeem voert het door. Dat is handmatig natuurlijk niet te doen als je duizenden leveranciers hebt. Maar met BSM-software is dit heel eenvoudig.”

De verwerking van BTW is een apart aandachtspunt, maar ook dat regelt het systeem. Tanate legt uit: “Als je een factuur van 100 euro hebt, zit er 21 procent BTW op en dus 21 euro. Spreek je nu een betalingskorting van 2 procent af, dan gaat die 100 euro naar 98 euro; de BTW blijft 21 euro. De korting komt op een aparte rekening en kan door Finance zo eenvoudig worden verwerkt.”

Potentie in de staart

In de ogen van Tanate is Dynamic Discounting vooral nuttig voor de grote groep leveranciers waar een organisatie maar twintig procent van z’n uitgaven aan doet. “Met de top twintig, waar juist tachtig procent van de uitgaven naartoe gaat, heb je vaak al strakke afspraken. De verhuurder van je pand of de leasemaatschappij loopt hier niet warm voor. De potentie zit ’m juist in de staart van de resterende tachtig procent leveranciers.”

Dynamic Discounting is een logisch vervolg op Business Spend Management. “Het is het ultieme resultaat van het volledig beheersen van de uitgaven. Het is een beloning voor de efficiency in het proces dat voorafgaat aan een factuur. Het stelt je in staat om geld te verdienen door facturen te betalen.”