Factuurverwerking software en contractbeheer: onmisbaar voor CPO's

Voor CPO’s draait het werk allang niet meer uitsluitend om kostenbesparing. De focus verschuift naar strategisch risicobeheer, procesoptimalisatie en volledige transparantie binnen de inkoop- en financiële keten.

De toenemende eisen aan contractbeheer en factuurverwerking vragen om geïntegreerde technologische oplossingen. CPO’s hebben systemen nodig die niet alleen het afsluiten van contracten automatiseren, maar ook zorgen voor continue monitoring en afstemming met bestellingen en betalingen.

"Transparantie is cruciaal voor het onderhouden van sterke leveranciersrelaties," zegt John Schouten, Director Product Management. Factuurverwerking software biedt volledige controle door het gehele inkoopproces en accounts payable process in kaart te brengen en te harmoniseren met bestaande systemen.

Dit resulteert in een geautomatiseerde factuurverwerking en verhoogde naleving van contractuele afspraken. Door procesautomatisering van de crediteurenadministratie te integreren, wordt bovendien de verwerkingstijd van facturen drastisch verkort.

1. Beheer van het gebruik van raamovereenkomsten

Raamovereenkomsten vormen een belangrijk fundament voor contractbeheer. Ze maken het mogelijk om langdurige relaties met leveranciers te onderhouden en tegelijkertijd kosten te beheersen.

De integratie van factuurverwerking software stelt organisaties in staat om deze raamovereenkomsten efficiënt te beheren. Door inkooporders en betalingen direct te matchen met contractvoorwaarden ontstaat een gecontroleerd proces zonder afwijkingen.

Met automatische factuurverwerking kunnen inkoopaanvragen en orders direct worden gekoppeld aan bestaande raamovereenkomsten. Hierdoor worden prijsafspraken, volumes en termijnen automatisch gecontroleerd.

Dit leidt tot:

• Minder fouten in contractnaleving;
• hogere efficiëntie in factuurverwerking;
• snellere betaling van leveranciers;
• versterking van leveranciersrelaties.

"Het implementeren van dergelijke digitale functionaliteiten is niet alleen gericht op efficiëntie," voegt John toe, "maar versterkt ook de samenwerking en creëert langdurige waarde voor alle betrokken partijen."

2. Inkoopverzoeken en inkooporders invoeren met verwijzing naar contractbeheer

Een belangrijk voordeel van de integratie van factuurverwerking software met contractbeheer is de mogelijkheid om inkoopverzoeken en orders direct te koppelen aan contracten.

Het systeem herkent automatisch of een order binnen de raamovereenkomst valt en controleert of prijs en voorwaarden overeenkomen met het contract. Dit levert niet alleen efficiëntie op, maar ook nauwkeurige controle op naleving.

Voor CPO’s betekent dit real-time inzicht in:

• Inkooptransacties per contract;
• afwijkingen op prijs- of volumebasis;
• budgetimpact per leverancier of categorie.

Bovendien minimaliseert deze automatisering de noodzaak van handmatige controles. Procesautomatisering van de crediteurenadministratie maakt het mogelijk om goedkeuringsflows, matching en betalingsverwerking volledig te stroomlijnen.

Met deze werkwijze kunnen CPO’s proactief sturen op compliance en budgetbehoud, zonder afhankelijk te zijn van handmatige controlelagen.

3. Factuurcontrole in vergelijking met contracten voor doorlopende verplichtingen en contracten zonder inkooporders

Een van de grootste uitdagingen bij contractbeheer is de afstemming van facturen, vooral bij doorlopende verplichtingen of contracten zonder inkooporder. Denk aan licenties, huurovereenkomsten en SLA’s.

Factuuverwerking software maakt het mogelijk om ook deze facturen automatisch te controleren op basis van contractdata. Dit is cruciaal voor CPO's die volledige naleving willen garanderen, zonder extra administratieve last.

"Het Invoice Status Portal biedt leveranciers directe toegang tot factuurupdates," aldus John. "Dit resulteert in minder e-mails en telefoontjes voor AP-teams en daarmee in grotere efficiëntie."

Automatische herkenning, validatie en matching van facturen leiden tot:

• Minder foutmarges;
• snellere verwerkingstijden;
• tijdige betalingen;
• betere cashflowplanning.

Door dit proces volledig te automatiseren, houden organisaties niet alleen grip op contracten zonder PO, maar versterken ze ook het vertrouwen in hun financiële workflows.

Benieuwd hoe CONO Kaasmakers hun factuurverwerking digitaliseert met factuurverwerking software en Infor M3? Lees de customer case en ontdek hun aanpak.

De voordelen van factuurverwerking software reiken verder dan alleen contractbeheer. Door de volledige crediteurenadministratie te digitaliseren ontstaat een end-to-end automatiseringsketen die cruciaal is voor de moderne CPO.

Organisaties kunnen:

• Handmatige taken elimineren;
• doorlooptijden verkorten;
• compliance structureren;
• auditprocessen automatiseren;
• inzicht verkrijgen in uitstaande verplichtingen.

Met real-time dashboards wordt het mogelijk om nauwkeurig te sturen op cashflow, openstaande posten en budgetrealisatie. Dit ondersteunt besluitvorming op strategisch niveau en stelt CPO’s in staat om hun rol als businesspartner binnen de organisatie verder te versterken.

De integratie van contractbeheer met factuurverwerking software is geen nice-to-have, maar een must voor elke CPO die streeft naar controle, efficiëntie en transparantie.

Dankzij deze technologie kunnen organisaties:

• Contractuele verplichtingen beter beheren;
• inkoopaanvragen automatisch koppelen aan contracten;
• facturen automatisch controleren op contractvoorwaarden;
• volledige procesautomatisering realiseren van inkoop tot betaling.

Door deze processen te automatiseren en digitaliseren, creëren organisaties een stevige basis voor groei, risicovermindering en naleving.

CPO’s die kiezen voor geïntegreerde oplossingen versterken hun inkoopfunctie, verhogen de snelheid van besluitvorming en verbeteren hun concurrentiepositie duurzaam.