Rechnungsverarbeitung & Vertragsmanagement für CPOs

Für CPOs dreht sich die Arbeit schon lange nicht mehr ausschließlich um Kostensenkung. Strategisches Risikomanagement, Prozessoptimierung und volle Transparenz innerhalb der Beschaffungs- und Finanzkette rücken in den Fokus.

Die steigenden Anforderungen an das Vertragsmanagement und die Rechnungsbearbeitung erfordern integrierte Technologielösungen. CPOs benötigen Systeme, die nicht nur die Auftragsvergabe automatisieren, sondern auch eine kontinuierliche Überwachung und Abstimmung mit Bestellungen und Zahlungen ermöglichen.

„Transparenz ist entscheidend für die Aufrechterhaltung starker Lieferantenbeziehungen“, sagt John Schouten, Director of Product Management. Die AP-Automatisierungssoftware bietet vollständige Kontrolle, indem sie den gesamten Beschaffungs- und Kreditorenprozess abbildet und mit bestehenden Systemen harmonisiert.

Dies führt zu einer automatisierten Rechnungsverarbeitung und einer besseren Einhaltung der vertraglichen Vereinbarungen. Durch die Integration der Prozessautomatisierung der Kreditorenbuchhaltung wird auch die Zeit für die Rechnungsbearbeitung drastisch reduziert.

1. Management der Nutzung von Rahmenvereinbarungen

Rahmenvereinbarungen sind eine wichtige Grundlage für das Vertragsmanagement. Sie ermöglichen es, langfristige Beziehungen mit Lieferanten zu unterhalten und gleichzeitig die Kosten zu kontrollieren.

Die Integration von Rechnungsverarbeitungssoftware ermöglicht es Unternehmen, diese Rahmenverträge effizient zu verwalten. Durch den direkten Abgleich von Bestellungen und Zahlungen mit den Vertragsbedingungen entsteht ein kontrollierter Prozess ohne Unstimmigkeiten.

Mit der automatischen Rechnungsverarbeitung können Bestellanforderungen und Bestellungen direkt mit bestehenden Rahmenverträgen verknüpft werden. Dabei werden Preisvereinbarungen, Mengen und Termine automatisch geprüft.

Dies führt zu:

• weniger Fehler bei der Vertragserfüllung.
• Höherer Effizienz in der Rechnungsbearbeitung.
• Schnellere Bezahlung der Lieferanten.
• Stärkung der Lieferantenbeziehungen.

„Die Implementierung solcher digitalen Funktionalitäten konzentriert sich nicht nur auf die Effizienz“, fügt John hinzu, “sondern stärkt auch die Zusammenarbeit und schafft langfristigen Wert für alle Beteiligten.“


2. Eingabe von Kaufanträgen und Bestellungen mit Bezug zum Vertragsmanagement

Ein entscheidender Vorteil der Integration von Rechnungsverarbeitungssoftware mit dem Vertragsmanagement ist die Möglichkeit, Anfragen und Bestellungen direkt mit Verträgen zu verknüpfen.

Das System erkennt automatisch, ob eine Bestellung in den Rahmenvertrag fällt und prüft, ob Preis und Konditionen mit dem Vertrag übereinstimmen. Dies sorgt nicht nur für Effizienz, sondern auch für eine genaue Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften.

Für CPOs bedeutet dies einen Echtzeit-Einblick in:

• einkaufstransaktionen pro Vertrag.
• Abweichungen auf Preis- oder Mengenbasis.
• Auswirkungen auf das Budget pro Lieferant oder Kategorie.

Darüber hinaus minimiert diese Automatisierung den Bedarf an manuellen Kontrollen. Die Prozessautomatisierung der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht eine vollständige Rationalisierung der Genehmigungsabläufe, des Abgleichs und der Zahlungsabwicklung.

Diese Arbeitsweise ermöglicht es den CPOs, die Einhaltung der Vorschriften und die Einhaltung des Budgets proaktiv zu verwalten, ohne sich auf manuelle Kontrollinstanzen verlassen zu müssen.


3. Rechnungskontrolle im Vergleich zu Verträgen bei Dauerschuldverhältnissen und Verträgen ohne Bestellung

Eine der größten Herausforderungen bei der Vertragsverwaltung ist der Rechnungsabgleich, vor allem bei Dauerschuldverhältnissen oder Verträgen ohne Bestellschein. Denken Sie an Lizenzen, Mietverträge und SLAs.

Die Rechnungsverarbeitungssoftware ermöglicht es, auch diese Rechnungen automatisch mit den Vertragsdaten abzugleichen. Dies ist von entscheidender Bedeutung für CPOs, die ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand eine vollständige Compliance sicherstellen wollen.

„Das Invoice Status Portal bietet Lieferanten sofortigen Zugang zu Rechnungsaktualisierungen“, sagt John. „Dies führt zu weniger E-Mails und Anrufen für die Kreditorenbuchhaltung und damit zu mehr Effizienz.

Automatische Erkennung, Validierung und Abgleich von Rechnungen führen zu:

• geringere Fehlerquoten.
• Schnellere Bearbeitungszeiten.
• Pünktliche Zahlungen.
• Bessere Cashflow-Planung.

Durch die vollständige Automatisierung dieses Prozesses behalten Organisationen nicht nur die Verträge ohne PO im Griff, sondern stärken auch das Vertrauen in ihre Finanzabläufe.

Möchten Sie wissen, wie CONO Kaasmakers seine Rechnungsverarbeitung mit Rechnungsverarbeitungssoftware und Infor M3 digitalisiert? Lesen Sie den Kundenbericht und erfahren Sie mehr über den Ansatz des Unternehmens.

Die Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gehen über das Vertragsmanagement hinaus. Die Digitalisierung des gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozesses schafft eine durchgängige Automatisierungskette, die für den modernen CPO entscheidend ist.

Unternehmen können:

• manuelle Aufgaben eliminieren.
• Durchlaufzeiten reduzieren.
• Compliance strukturieren.
• Audit-Prozesse automatisieren.
• Einblick in ausstehende Verpflichtungen gewinnen.

Mit Echtzeit-Dashboards ist es möglich, Cashflow, ausstehende Verbindlichkeiten und Budgetrealisierung genau zu verwalten. Dies unterstützt die Entscheidungsfindung auf strategischer Ebene und versetzt CPOs in die Lage, ihre Rolle als Geschäftspartner innerhalb der Organisation weiter zu stärken.

Die Integration des Vertragsmanagements in die Rechnungsverarbeitungssoftware ist kein Nice-to-have, sondern ein Muss für jeden CPO, der nach Kontrolle, Effizienz und Transparenz strebt.

Dank dieser Technologie können Organisationen:

• vertragsverpflichtungen besser verwalten.
• Beschaffungsanfragen automatisch mit Verträgen verknüpfen.
• Rechnungen automatisch auf Vertragsbedingungen prüfen.
• Eine vollständige Prozessautomatisierung von der Beschaffung bis zur Zahlung erreichen.

Durch die Automatisierung und Digitalisierung dieser Prozesse schaffen Unternehmen eine solide Grundlage für Wachstum, Risikominderung und Compliance.

CPOs, die sich für integrierte Lösungen entscheiden, stärken ihre Beschaffungsfunktion, erhöhen die Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung und verbessern nachhaltig ihre Wettbewerbsposition.