Echtzeit-Budgetverwaltung ohne Überraschungen

Budget Management ist als Erweiterung innerhalb von AP Automation und Procurement verfügbar. Für dieses Add-on ist die Verwendung von Spend Analytics erforderlich. Was zuvor über separate Bildschirme innerhalb von Spend Analytics möglich war, ist nun vollständig in die Benutzeroberfläche von AP Automation und Procurement integriert. Mitarbeiter erhalten visuelles Feedback, sobald sie eine Ausgabe einreichen. Die Verzögerung zwischen Antrag und Einsicht verschwindet damit vollständig. 

Die Technologie basiert auf einer komplett neu gestalteten Architektur von Spend Analytics. Dadurch ist die Integration straff, stabil und skalierbar. Laut John liegt darin die Stärke dieser Erweiterung: „Budgetverwaltung funktioniert nur dann wirklich, wenn sie Teil Ihres bestehenden Prozesses ist. Unsere Lösung passt genau zu der Art und Weise, wie Benutzer bereits heute mit unserer Plattform arbeiten.“ 

Beim Erstellen eines Antrags erscheint automatisch eine übersichtliche Fortschrittsanzeige auf dem Bildschirm. Diese zeigt, was der Antrag kostet, wie viel vom Budget bereits ausgegeben wurde und welcher Betrag noch verfügbar ist. Das sorgt für unmittelbare Transparenz und verhindert, dass Genehmiger erst später eingreifen müssen. 

Wenn der Antrag innerhalb des festgelegten Budgets liegt, wird der Prozess automatisch fortgesetzt. Ist das Budget (fast) überschritten? Dann wird automatisch ein Eskalationsweg aktiviert. Denken Sie dabei an die Genehmigung durch einen Budgetverantwortlichen oder eine zusätzliche Kontrolle durch die Finanzabteilung. Dadurch bleibt die Verantwortlichkeit erhalten, ohne dass es zu Verzögerungen im Prozess kommt. „Das verhindert Überraschungen für alle Beteiligten“, erklärt John. „Die Nutzer sehen sofort, welche Auswirkungen ihr Antrag hat.“ 

Die Integration von Budget Management bietet konkrete Vorteile für Unternehmen, die ihre Budgetkontrolle verbessern möchten. Erstens verhindert es Überschreitungen, indem es zum richtigen Zeitpunkt einen visuellen Überblick bietet. Zweitens fördert es die Budgetverantwortung innerhalb der Abteilungen. Die Mitarbeiter sehen selbst die Konsequenzen ihrer Ausgaben. „Wir machen das Budgetmanagement greifbar und direkt in der täglichen Praxis anwendbar“, so John. Ein dritter Vorteil ist, dass alles innerhalb der bestehenden Umgebung geschieht. Benutzer müssen keine separaten Tools öffnen oder Berichte einsehen. Alles spielt sich innerhalb des Antragsablaufs ab. Darüber hinaus ist die Lösung flexibel für zentrale und dezentrale Budgetstrukturen einsetzbar. So passt sich Budget Management unabhängig von der Komplexität an die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen an.  

Die Notwendigkeit einer besseren Budgetverwaltung nimmt zu. Unternehmen stehen unter Druck, Kosten zu kontrollieren und interne sowie externe Richtlinien einzuhalten. Gleichzeitig möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter schnell und effizient arbeiten können. Budget Management bringt diese beiden Welten zusammen. John fasst es so zusammen: „Wir beobachten, dass Finanzabteilungen zunehmend Daten nutzen möchten, um proaktiv zu steuern. Diese Erweiterung hilft dabei. Sie bekommen die Ausgaben in den Griff, ohne den Prozess zu verlangsamen. Hier macht intelligente Automatisierung den Unterschied.“