Betrugsbekämpfung beim Source-to-Pay-Prozess

Betrugsprävention bei Source-to-Pay-Abläufen 

Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, kann Betrug zu finanziellen Verlusten, Rufschädigung und rechtlichen Komplikationen führen. Daher ist es wichtig, proaktive Maßnahmen zur Verhinderung und Aufdeckung von Betrug zu ergreifen. Juliette: „Betrugsprävention ist ein wichtiger Aspekt innerhalb unserer Business Spend Management-Plattform und insbesondere innerhalb der Source-to-Pay-Abläufe. Durch proaktive Maßnahmen gegenüber Lieferanten, wie z.B. die Ermittlung von Risiken und die Verstärkung der internen Kontrollen, können Sie die Wahrscheinlichkeit von Betrug erheblich verringern. Darüber hinaus ist eine kontinuierliche Aufklärung und Sensibilisierung von entscheidender Bedeutung für die Förderung einer Kultur der Integrität und Compliance. Wenn Sie diese Strategien anwenden, können Sie als Unternehmen Source-to-Pay-Abläufe in Angriff nehmen und die Auswirkungen von Betrug minimieren.“ 

Schrittweise Maßnahmen zur Betrugsprävention:

1 | Potenzielle Risiken identifizieren 

Das Verständnis der potenziellen Risiken und Schwachstellen bei den Source-to-Pay-Abläufen sind der erste Schritt zu einer wirksamen Betrugsbekämpfung. Dazu gehören die Analyse interner Abläufe und Workflows, die Ermittlung von Schwachstellen und die Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen auf verschiedenen Ebenen. So kann beispielsweise dieselbe Rechnung am nächsten Tag von einem Lieferanten mit einem anderen Datum oder einer anderen Rechnungsnummer erneut versandt werden. Es ist sehr wichtig, dass das System verschiedene Details der Rechnung wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum und Lieferantennummer überprüft. Auf diese Weise ist es möglich, Duplikate frühzeitig zu erkennen. 

2 | Daten zentralisieren 

Business Spend Management-Plattformen bieten einen zentralen Datenspeicher, der die Verwaltung und Zugänglichkeit der Daten verbessert. Durch diese Zentralisierung werden Fehler und Unstimmigkeiten bei den Daten minimiert, was die Effizienz erhöht und das Betrugsrisiko verringert. Darüber hinaus können die Benutzer die Daten leicht analysieren, was ihnen hilft, Anomalien zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Juliette erläutert: „Ein entscheidender Aspekt der Betrugsprävention ist das akkurate Validieren und Verifizieren von Lieferantendaten zum frühestmöglichen Zeitpunkt, d.h. bereits beim „Onboarding“ der Lieferanten. Das Sammeln und Überprüfen von Daten wie Firmenname, Adressangaben, Handelsregistereintrag, Mehrwertsteuernummer und Kontonummer bei verschiedenen Quellen verbessert die Zuverlässigkeit und Genauigkeit der Daten. Wichtige Quellen bei diesen Abläufen sind z.B. die Handelskammer, Graydon-Creditsafe oder SurePay. Durch das Verifizieren dieser Daten, z.B. durch die Kontrolle von Lieferantenreferenzen und -zertifizierungen, lassen sich potenzielle betrügerische Aktivitäten erkennen und verhindern.''

„Wenn Sie proaktive Maßnahmen gegenüber Lieferanten ergreifen, können Sie das Betrugsrisiko erheblich verringern.“

- Juliette Juffermans, Business Analyst | ISPnext

3 | Stärkung der internen Kontrollmechanismen anhand von Workflows 

„Zusätzlich zum Einsatz einer Source-to-Pay-Plattform ist es wichtig, die internen Kontrollmechanismen zu stärken. Dazu gehört die Einführung klarer Verfahren und Richtlinien für die Genehmigung von Lieferanten, die Validierung von Rechnungen und die Durchführung regelmäßiger Audits. Durch strenge interne Kontrollen wird das Risiko betrügerischer Aktivitäten minimiert Eine intelligente Business Spend Management-Plattform bietet fortschrittliche Tools und Funktionen, die helfen können, Betrug aufzudecken und zu verhindern. 

4 | Investieren Sie in kontinuierliche Fortbildung und Sensibilisierung zugunsten von Integrität und Compliance 

„Betrugsprävention ist eine Aufgabe für das gesamte Unternehmen, nicht nur für die Beschaffungsabteilung. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter sich der Betrugsrisiken bewusst sind und mit den entsprechenden Verhaltenskodizes und Verfahrensweisen vertraut sind. Investieren Sie in kontinuierliche Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme, um eine Kultur der Integrität und Compliance zu fördern. Betrug kann unter anderem dadurch verhindert werden, dass die Beschaffungsverträge ordnungsgemäß überwacht werden, um beispielsweise zu verhindern, dass das Vertragsdatum vom Monatsende auf den Monatsanfang verschoben wird, wodurch ein zusätzlicher Monat in Rechnung gestellt werden kann. “ 

5 | Monitoring und Analyse von Daten zur Früherkennung    

Das Monitoring und die Analyse von Daten ist von entscheidender Bedeutung für das frühzeitige Erkennen von Betrug, z B. bereits beim Onboarding von Lieferanten. Nutzen Sie Ressourcen und Funktionen von Drittanbietern, um verdächtige Muster und Anomalien zu erkennen. Juliette erläutert: „Durch die proaktive Analyse von Daten können Sie schnell auf potenziell betrügerische Aktivitäten reagieren. Source-to-Pay-Plattformen bieten integrierte Analysefunktionen, mit denen die Nutzer wertvolle Erkenntnisse aus den gesammelten Daten gewinnen können. Diese Plattformen können Sie auch auf Zertifikate oder Verträge hinweisen, die demnächst auslaufen, sodass Sie rechtzeitig handeln können. Diese Erkenntnisse helfen dabei, proaktive Maßnahmen zur Betrugsprävention und Risikominderung zu ergreifen.“ 

Kurz gesagt, Betrugsverhütung und Betrugsaufdeckung sind daher ein wichtiger Aspekt beim Beschaffungsprozess. Durch modernste Betrugserkennung, präzise Datenvalidierung und -verifizierung sowie eine zentrale Datenverwaltung schaffen wir eine solide Grundlage für sichere und nachhaltige Prozesse im Bereich Beschaffungs- und Lieferantenmanagement. Sie profitieren sofort von verbesserter Effizienz, reduzierten Betrugsrisiken und einer nachhaltigen Lieferkette.