Marianne Hafkenscheid (Adviseur contract- en leveranciersmanagement) werkt bij de afdeling ILM (Inkoop Intelligentie & Leveranciers Management) van Procurement bij ProRail. Sinds 2013 gebruikt ProRail ISPnext om Vendor Rating geautomatiseerd uit te voeren en spend per inkoopcategorie inzichtelijk te maken.
Prestatiemetingen liepen via Excel-sheets die lastig te onderhouden waren, contracten uit SAP waren niet gekoppeld aan leveranciersbeoordelingen, en er was behoefte aan beter inzicht in spend per inkoopcategorie.
Vendor Rating geautomatiseerd ingericht met ISPnext sinds 2013: circa 600 enquêtes per kwartaal waarin medewerkers leveranciers op een schaal van 1 tot 10 beoordelen, gekoppeld aan contracten uit SAP. Daarnaast een pilot dubbelzijdig meten en spend per categorie in kaart gebracht door categoriemanagers.
Een geautomatiseerd en herhaalbaar beoordelingsproces, een 360 graden beeld per leverancier, een uitbreidende pilot dubbelzijdig meten, en overzichtelijke spend-dashboards per inkoopcategorie, met het automatiseren van erkenningen als volgende stap.
Handmatige prestatiemeting bood geen structureel overzicht
De afdeling ILM (Inkoop Intelligentie & Leveranciers Management) van Procurement bij ProRail heeft informatie nodig over hoe er wordt ingekocht, hoeveel leveranciers er per categorie zijn en hoe tevreden ProRail over hen is.
-
Prestatiemeting lastig te onderhouden in Excel
"We deden al aan prestatiemeting, maar dat was erg lastig te onderhouden in de Excel sheets die we destijds gebruikten," legt Marianne Hafkenscheid, Adviseur Externe Kwaliteit, uit.
-
Contracten in SAP niet gekoppeld aan leveranciersprestaties
Contracten worden bij ProRail opgevoerd in SAP en moesten los daarvan gevolgd worden voor prestatiemetingen, zonder automatisering zou dat een enorme last zijn.
-
Behoefte aan inzicht in spend per categorie
ProRail geeft veel geld uit aan de core business het spoor, maar ook aan andere zaken zoals kantoorautomatisering en ICT-oplossingen.
Van geautomatiseerde Vendor Rating tot dubbelzijdig meten en spend per categorie
ProRail bouwde de oplossing stap voor stap uit: van geautomatiseerde prestatiemeting via Vendor Rating, naar een pilot dubbelzijdig meten, tot inzicht in spend per inkoopcategorie.
-
Geautomatiseerde Vendor Rating sinds 2013
ProRail startte in 2013 met ISPnext om Vendor Rating als proces geautomatiseerd te faciliteren. "We hebben ervoor gekozen om onze prestatiemetingen geautomatiseerd uit te voeren en in samenwerking met ISPnext is dat gelukt. We sturen elk kwartaal ongeveer 600 enquêtes uit waarin medewerkers onze leveranciers kunnen beoordelen op een schaal van 1 tot 10," aldus Marianne.
-
Contracten uit SAP gekoppeld aan prestatiemetingen
"Contracten worden bij ProRail opgevoerd in SAP en doorgezet naar de oplossing van ISPnext. Op die contracten doen we de prestatiemetingen," vertelt Marianne. "We zijn zeer trots dat we nu automatisch contracten kunnen meten en leveranciersprestaties in kaart brengen." Elke afdeling bepaalt zelf op basis van welke criteria zij leveranciersprestaties willen meten, met contractgrootte, risico en belang voor ProRail als leidende factoren.
-
Pilot dubbelzijdig meten gestart bij ingenieursbureaus
ProRail startte vorig jaar een pilot met dubbelzijdig meten: niet alleen beoordeelt ProRail haar leveranciers, ook de leveranciers geven aan hoe zij de samenwerking ervaren. "Het dubbelzijdig meten levert ons een goed gesprek op met de leverancier. We kunnen het gesprek immers beter gefundeerd ingaan op basis van onze eigen rating en die van de leverancier," aldus Marianne. De pilot is gestart met ingenieursbureaus en wordt nu verder uitgebreid naar andere leveranciers.
-
Spend per categorie inzichtelijk voor categoriemanagers
Dankzij de oplossing kan ProRail deze categorieën nu heel goed duiden, in kaart brengen hoe er wordt ingekocht en inzien waar het geld aan wordt uitgegeven. Elke categorie heeft haar eigen categoriemanager(s); samen met tendermanagers, procurement managers en kosten engineers werken zij binnen ProRail met ISPnext.
"We hebben ervoor gekozen om onze prestatiemetingen geautomatiseerd uit te voeren en in samenwerking met ISPnext is dat gelukt."
Geautomatiseerde beoordelingen en een 360 graden beeld per leverancier
ProRail beoordeelt leveranciers nu geautomatiseerd en herhaalbaar, breidt dubbelzijdig meten verder uit en heeft spend per categorie overzichtelijk in beeld, met het automatiseren van erkenningen als volgende stap.
Wat het ProRail oplevert
- Geautomatiseerde kwartaalmetingen via circa 600 enquêtes, zonder handmatig Excel-werk
- Contracten uit SAP automatisch gekoppeld aan leveranciersprestaties
- Een 360 graden beeld per leverancier: contracten, rating, spend en budgethouders binnen ProRail
- Pilot dubbelzijdig meten, gestart bij ingenieursbureaus, wordt uitgebreid naar meer leveranciers
- Spend per inkoopcategorie inzichtelijk via dashboards, georganiseerd rond categoriemanagers
Veelgestelde vragen over leveranciersbeoordeling bij ProRail
ProRail is verantwoordelijk voor het spoorwegnet van Nederland: aanleg, onderhoud, beheer en veiligheid. Als onafhankelijke partij verdeelt ProRail de ruimte op het spoor, regelt het treinverkeer en beheert het stations, sporen, wissels, seinen en overwegen.
ProRail gebruikt sinds 2013 Vendor Rating (nu Vendor Management) om leveranciersprestaties geautomatiseerd te meten. Daarnaast gebruikt ProRail spend-inzicht per inkoopcategorie.
ProRail verstuurt elk kwartaal ongeveer 600 enquêtes waarin medewerkers leveranciers beoordelen op een schaal van 1 tot 10. De metingen zijn gekoppeld aan contracten die vanuit SAP worden doorgezet naar ISPnext.
Naast het beoordelen van leveranciers geven leveranciers bij dubbelzijdig meten ook aan hoe zij de samenwerking met ProRail ervaren. De pilot is gestart bij ingenieursbureaus en wordt verder uitgebreid.
Elke inkoopcategorie bij ProRail heeft eigen categoriemanager(s), die samen met tendermanagers, procurement managers en kosten engineers met ISPnext werken om te zien hoeveel en waaraan binnen hun categorie wordt uitgegeven.
ProRail werkt aan het organisatiebreed uitrollen van dashboards per categoriemanager en aan het automatiseren van erkenningen, een ontwikkeling waarvan ProRail profiteert doordat een andere ISPnext-klant hier al voorwerk voor heeft gedaan.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper Contract Management in 5 stappen en haal meer waarde uit je contracten.
