Was ist Vendor Rating?

Vorgehensweise Vendor Rating

„Die Lieferantenbewertung muss regelmäßig durchgeführt werden, um ein möglichst vollständiges und objektives Bild zu bekommen. Viele Unternehmen lassen zum Beispiel quartalsweise eine Lieferantenbewertung durch ihre Mitarbeiter durchführen, um für die regelmäßigen Lieferantengespräche einen guten Einblick in die Leistung eines bestimmten Lieferanten zu bekommen. Auf Basis dieser Ergebnisse werden vertragliche Leistungen angepasst, kann entschieden werden, die Zusammenarbeit mit einem Lieferanten zu beenden und können Verhandlungen über bessere Preis-Qualitätsvereinbarungen geführt werden.

Obwohl jedes Unternehmen seiner Lieferantenbewertung andere Leistungsfaktoren zugrundelegt, gibt es doch bestimmte Schritte, um ein Vendor Rating in Ihrem Unternehmen durchzuführen:

1. Legen Sie fest, welche Lieferanten Sie in das Vendor Rating einbeziehen.
2. Legen Sie fest, welche Leistungen Ihrer Lieferanten Sie beurteilen.
3. Was wollen Sie mit Ihrem Vendor Rating erreichen?

„Die Lieferantenbewertung muss regelmäßig durchgeführt werden, um ein möglichst vollständiges und objektives Bild zu bekommen.“
Maarten de Ru, Geschäftsführer Partner & Alliances | ISPnext

Welche Lieferanten beziehe ich in mein Vendor Rating ein? 

„Wenn Sie sich überlegen, dass ein durchschnittliches Unternehmen sehr schnell mit 500 Lieferanten zusammenarbeitet, können Sie sich gut vorstellen, dass es nicht möglich ist, eine einzige Lieferantenbewertung für alle Lieferanten durchzuführen. Bevor Sie mit der Bewertung Ihrer Lieferanten beginnen, wählen Sie die Lieferanten aus, die Sie einbeziehen möchten. Dazu können Sie verschiedene Analysen verwenden. Die Lieferanten, die für ein Vendor Rating interessant sind, sind zum Beispiel:

• Lieferanten mit strategischen Produkten: Dies sind Produkte, die für Ihr Unternehmen unverzichtbar sind und die einen großen Einfluss auf das Betriebsergebnis haben. Außerdem besteht bei diesen Produkten ein hohes Einkaufsrisiko. Das bedeutet, dass es sich zum Beispiel um knappe Güter handelt oder dass sie aus einer politisch instabilen Region kommen. Da diese Güter für die Endproduktion Ihres eigenen Produkts oder die Erbringung Ihrer Dienstleistung unverzichtbar sind, ist es von entscheidener Bedeutung, diese Lieferanten in Ihr Vendor Rating aufzunehmen.
• Lieferanten, die einen hohen Anteil am Einkaufsumsatz haben: Dies sind die sogenannten „A-Lieferanten“. Idealerweise sind 20 % der Lieferanten für 80 % des Einkaufsumsatzes eines Unternehmens verantwortlich. Dies sind, ebenso wie die Lieferanten strategischer Produkte, sehr wichtige Lieferanten für Ihr Unternehmen. Mit einem Vendor Rating können Sie überprüfen, ob die Qualität ausreichend ist, die Lieferanten sich an Preisvereinbarungen halten und welche Erfahrungen die Mitarbeiter mit diesem Lieferanten gemacht haben.“

Legen Sie fest, welche Leistungen Ihrer Lieferanten Sie beurteilen.

Maarten: „Wenn Sie mit einem Vendor Rating starten, bewerten Sie Lieferanten anhand verschiedener Indikatoren. So kann ein Lieferant anhand von quantitativen und qualitativen Indikatoren bewertet werden. Informationen zu Preisabsprachen, Lieferzuverlässigkeit, Übereinstimmungen der Rechnung mit der Bestellung, die sogenannten quantitativen Daten sind Teil von Spend Analytics kombiniert mit dem Contract Management. Zusammenfassend gesagt geben diese Informationen Aufschluss darüber, inwieweit der Lieferant seine Vereinbarungen einhält. Bestimmte ‚weiche‘ Faktoren basieren auf Erfahrungen und Meinungen der Mitarbeiter, die täglich mit dem jeweiligen Lieferanten zusammenarbeiten. Sie können Informationen für diese qualitative Beurteilung erhalten, indem Sie Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen befragen. Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter gern bereit sind, sich an einer solchen Umfrage zu beteiligen. So entsteht ein realistisches Bild der Kundenzufriedenheit in Bezug auf den jeweiligen Lieferanten. Die Mitarbeiter profitieren direkt davon, da die Einkäufer ihre Einkaufspolitik und ihre bevorzugten Lieferanten anhand der Ergebnisse von Umfragen anpassen.

In diesen Umfragen bitten Sie Mitarbeiter, einen Lieferanten anhand von Indikatoren zu bewerten, zum Beispiel:

• Lieferzeit
• Qualität
• Reaktionszeit bei Fragen
• Kommunikation
• Rechnungsstellung
• Lösungsorientierung
  
  Maarten sagt, dass die regelmäßige, zum Beispiel quartalsweise Wiederholung dieser Umfragen für eine klare Vorstellung von den Leistungen des Lieferanten über einen längeren Zeitraum sorgt.

Ergebnisse des Vendor Rating

Unternehmen verfolgen mit einem Vendor Rating verschiedene Ziele. Letztendlich liefert die regelmäßige Durchführung eines Vendor Ratings Feedback von allen Unternehmensbereichen und eine objektive und vollständige Vorstellung von den Leistungen eines Lieferanten.  Damit können die folgenden Ergebnisse erzielt werden:

• Bessere Kommunikation mit Lieferanten
• Eine bessere Beziehung zwischen Auftraggeber und Lieferant
• Eine leistungsorientierte Auftraggeber-Lieferant-Kultur.

Viele Einkaufsabteilungen haben letztendlich das hauptsächliche Ziel, Kosten zu sparen, Lieferzuverlässigkeit zu garantieren oder bessere Vertragsvereinbarungen zu verhandeln.