Rechnungsverarbeitung verbessern: Intelligente Lösungen, nahtlos ins ERP integriert. Automatisierung und Effizienz entdecken!
Automatisierte Rechnungsverarbeitung arbeitet neben jedem ERP-System statt darin.
Die Rechnung schließt an die Bestellung und den Vertrag davor an.
Automatisierung senkt die Kosten pro Rechnung und die Handarbeit drumherum.
Durch Automatisierung lassen sich die täglichen Aufgaben flexibel und effizient bewältigen. In der Kreditorenbuchhaltung spart man bei der Bearbeitung von eingehenden Rechnungen bis zu 75 % an Bearbeitungszeit anhand von intelligenter Software. Zeit, die z.B. besser für strategischere Aufgaben genutzt werden kann. Die Zeitersparnis ist nur einer der Vorteile der Digitalisierung von Einkaufsrechnungen. John Schouten, Director Product Management bei ISPnext, erörtert in diesem Blog die Vorteile der Rechnungsverarbeitung im Unternehmen.
Als Unternehmen möchte man die Kontrolle über die Rechnungsströme haben. Durch die Digitalisierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses eliminiert man Papierrechnungen, reduziert den CO2-Fußabdruck des Unternehmens und hat immer ein digitales Archiv parat. Mit AP Automation hat man immer und überall die Kontrolle über die optimale Verarbeitung von eingehenden Rechnungen:
AP Automation ermöglicht die Standardisierung von Prozessen, sodass zeitaufwändige und sich wiederholende Arbeiten automatisiert werden können. So wird nicht nur in der Kreditorenbuchhaltung, sondern im gesamten Unternehmen Zeit eingespart. Durch das Festlegen durchdachter Workflows und Toleranzen ist es möglich, nur diejenigen Ausnahmen zu bewerten, die wichtig sind für das Unternehmen. Weitere Vorteile von AP Automation:
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Obwohl viele Unternehmen inzwischen die Zeitersparnis und andere Vorteile der Digitalisierung von Beschaffungsrechnungen kennen, sind die Prozesse oft nur suboptimal eingerichtet. Mit AP Automation kann ein hohes Maß an Effizienz erreicht werden, aber die Rechnung ist das letzte Puzzleteil im gesamten Beschaffungsprozess. Eine Beeinträchtigung des Prozesses führt dazu, dass Rechnungen nicht ordnungsgemäß bearbeitet werden, kann aber auch den Geschäftsbetrieb und die Compliance stören. Ein paar Beispiele:
Zur Optimierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses kann man sich also auch den gesamten Beschaffungsprozess ansehen. Mit einer Source-to-Pay (Source-to-Pay)-Plattform werden all diese Aspekte berücksichtigt und es wird damit ein größerer Mehrwert geschaffen als mit einer Einzellösung allein.
Ein unaufhaltsamer Trend ist, dass Unternehmen zunehmend auf Cloud-Anwendungen setzen, um die Verwaltung und Wartung ihrer traditionellen „On Premise“-Software auszulagern. Ein weiterer großer Vorteil einer Cloud-Anwendung ist deren Offenheit. Mit den neuesten technologischen Entwicklungen ist es einfach geworden, Cloud-Anwendungen mit anderer Cloud- oder On-Premise-Software zu koppeln. Während Projekte in der Vergangenheit komplex waren und jedes ERP-System seine eigenen Eigenschaften und Einschränkungen hatte, ist es heute möglich, mit einer Integration zu arbeiten, die jede ein- und ausgehende Nachricht in das richtige Format übertragen kann. Dies ist in Echtzeit über sogenannte APIs oder schrittweise mit einfachen Textdateien möglich. Auf diese Weise können ein oder mehrere ERP-Systeme von einer einzigen Rechnungsverarbeitungsplattform aus betrieben werden.
Mit der einfachen Verknüpfbarkeit sehen wir auch eine Verschiebung des Schwerpunkts bei den Unternehmen weg von der Strategie, mit einem einzigen System zu arbeiten. Das ERP-System und etwaige Add-ins zeichnen sich nicht mehr durch Echtzeit und zentralisierte Daten ohne komplexe Integrationen aus. Die Unzulänglichkeiten beim Workflow-Management, bei Matchingtoleranzen und Datenaustauschbarkeit mit Drittanbieter-Integrationen innerhalb eines ERP-Systems führen oft zu suboptimalen Prozessen. Da die so genannten „Add-ons“ nun auch die Bedingung der einfachen Austauschbarkeit und Echtzeitdaten erfüllen, werden zunehmend spezialisierte Systeme außerhalb des ERP-Systems in Betracht gezogen. Ein weiterer Gesichtspunkt sind die Kosten. Eine durchschnittliche ERP-Benutzerlizenz ist beispielsweise 10 bis 15 Mal teurer.
Unternehmen entscheiden sich immer weniger für kundenspezifische Anpassungen und wollen mit einem Standardprozess unterstützt werden. Die Kosten, das erforderliche Wissen und die Risiken der kundenspezifischen Anpassung sind nicht länger interessanter als ein standardisierter und optimaler Prozess, der auf den Bast Practices des Marktes basiert. Lesen Sie unseren Blog „Standardisieren ist die Zukunft“ für weitere Informationen.
“In der Kreditorenbuchhaltung spart man bei der Bearbeitung von eingehenden Rechnungen bis zu 75% an Bearbeitungszeit ein durch intelligente Software.”
Mit AP Automation können Unternehmen ein hohes Maß an Effizienz erreichen, indem sie den Prozess der Rechnungsverarbeitung digitalisieren. Damit bekommen sie den Rechnungsfluss besser in den Griff, die Kosten sind schneller nachvollziehbar und die Genehmigung durch die richtigen Personen ist jederzeit und unabhängig vom Standort möglich. Es besteht auch die Möglichkeit, den gesamten Beschaffungsprozess innerhalb einer Source-to-Pay-Plattform abzuwickeln, wodurch Unternehmen noch mehr Kontrolle über ihre Abläufe haben.