Mehr Kontrolle über Verträge und Ausgaben bei BERG Toys mit ISPnext

Seit 2021 nutzt BERG Toys die AP-Automatisierungslösung von ISPnext, die vollständig in Microsoft Dynamics 365 integriert ist. Damit hat das Unternehmen bereits wichtige Schritte bei der Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung realisiert. Im Jahr 2025 wurde beschlossen, die Zusammenarbeit um Vertragsmanagement und Ausgabenanalyse zu erweitern.

Das Ziel: Vertragsvereinbarungen besser festhalten und datengestützte Einblicke in Ausgabenströme gewinnen. Die Erweiterung erfolgte unter anderem auf Empfehlung eines strategischen Microsoft Dynamics 365-Partners. Der Wunsch: Prozesse intelligenter gestalten, ohne die ERP-Landschaft zusätzlich zu verkomplizieren. Da ISPnext bereits ein vertrauter Bestandteil der finanziellen Grundlage war, lag eine weitere Erweiterung innerhalb derselben Source-to-Pay-Plattform nahe.

Bis vor kurzem erfolgte die Vertragsverwaltung bei BERG Toys weitgehend manuell. Verträge wurden an verschiedenen Orten gespeichert, Verantwortlichkeiten waren nicht immer klar und das Fehlen von Erinnerungen führte zu Risiken hinsichtlich Enddaten, Preisänderungen oder stillschweigenden Verlängerungen.

Mit dem Einsatz von Contract Management arbeitet BERG Toys nun an:

• Ein zentraler Ort für alle vertraglichen Vereinbarungen;
• Klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Genehmigungsabläufe;
• Automatische Benachrichtigungen bei Ablaufdaten, Verlängerungszeitpunkten und Bewertungen;
• Transparenz hinsichtlich Vertragsbedingungen, Kosten und Laufzeiten.

Spend Analytics baut logisch darauf auf: Ausgaben werden auf der Grundlage bestehender Rechnungsdaten aus AP Automation, verknüpft mit Lieferanten und Verträgen, transparent dargestellt.

Die erste Phase der Umsetzung bestätigt, dass eine solide Grundlage vorhanden ist. BERG Toys befindet sich derzeit in einer Phase, in der die Einrichtung, die Einführung und die Prozessanpassung im Mittelpunkt stehen. Gemma bezeichnet den Ansatz als „realistisch und schrittweise“. In Schritt 1 liegt der Schwerpunkt auf der Gestaltung von Prozessen, der Verbesserung der Datenqualität und der Einbindung der Mitarbeiter. In Schritt 2 verlagert sich der Schwerpunkt auf Optimierung, Automatisierung und weitere Skalierung der Nutzung.

Die größten Effizienzgewinne werden daher erwartet, sobald das Unternehmen in Phase zwei eintritt, in der sich Erkenntnisse aus Spend Analytics und Vertragsdaten gegenseitig verstärken und manuelle Kontrollen weiter reduziert werden. Diese Vorgehensweise passt gut zu Unternehmen, die sich für eine kontrollierte Professionalisierung entscheiden: zuerst die Grundlage, dann die Beschleunigung.

Berg Toys sieht Chancen für weitere Optimierungen. Gemma: „Wir sehen klare Möglichkeiten, in Zukunft noch effizienter zu arbeiten.“ Durch die Ergänzung der bestehenden AP-Lösung um Vertragsmanagement und Ausgabenanalyse entsteht eine breitere Grundlage für Finanz- und Einkaufsprozesse. Dadurch sollen Vertragsvereinbarungen besser überwacht, Ausgaben pro Lieferant und Kategorie transparenter werden und manuelle Kontrollen schrittweise abgebaut werden können.

Die Erweiterung um Vertragsmanagement und Ausgabenanalyse bietet BERG Toys eine klare Perspektive:

• Besser überwachte Vertragsvereinbarungen dank zentraler Registrierung und automatischer Benachrichtigungen;
• Mehr Transparenz bei den Ausgaben, aufgeschlüsselt nach Lieferanten, Kategorien und Verträgen;
• Datengestützte Entscheidungen bei Verhandlungen und im Lieferantenmanagement;
• Weniger manuelle Kontrollen durch die Verknüpfung von Verträgen, Ausgaben und AP-Daten;
• Eine skalierbare Plattform, die mit der internationalen Expansion mitwächst.

Die Zusammenarbeit mit ISPnext entwickelt sich weiter. BERG Toys schätzt die Expertise und das Mitdenken, sieht aber auch Raum für eine weitere Straffung der Prozesse rund um die Implementierung und das Account-Management.

Wichtige Punkte sind eine klarere Rollenverteilung zwischen Beratern und Projektmanagement, regelmäßigere Kontaktmomente, proaktive Begleitung bei neuen Modulen und die frühzeitige Erkennung von Punkten, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen.

Im Laufe des Projekts wurden inzwischen klare Vereinbarungen über die Kommunikation und die Ansprechpartner getroffen. Dies soll dafür sorgen, dass die Unterstützung noch besser auf die Bedürfnisse von BERG Toys abgestimmt wird und der Implementierungsprozess weiter gestärkt wird.

Mit der Erweiterung von ISPnext macht BERG Toys einen wichtigen Schritt in Richtung zukunftssicheres Vertrags- und Ausgabenmanagement. Durch den Ausbau einer vertrauten Plattform entsteht eine breitere Finanz- und Einkaufsgrundlage, die mit den Ambitionen des Unternehmens mitwächst.

Die kommende Zeit steht im Zeichen der Optimierung, der Nutzerakzeptanz und der Ausschöpfung des vollen Potenzials von Vertragsmanagement und Ausgabenanalyse, mit dem Endziel, maximale Kontrolle über die Ausgaben und weniger Abhängigkeit von manuellen Prozessen zu erreichen.