Ontdek in 5 stappen hoe je meer uitgaven onder beheer krijgt. Processen optimaliseren, risico’s minimaliseren en strategische inzichten verkrijgen.
Zonder ingedeelde uitgaven is niet te zien waar het geld heen gaat.
Contracten en voorkeursleveranciers maken sturen op uitgaven mogelijk.
Vaste indicatoren laten zien hoeveel uitgaven daadwerkelijk onder beheer zijn.
Organisaties hebben vaak weinig aandacht voor uitgaven aan indirecte kosten omdat de noodzaak niet wordt gezien of gevoeld. Hiermee wordt een enorme potentie aan besparingen op deze uitgaven gemist. Als een organisatie dan toch besluit om hier actief mee te starten weet men vaak niet waar en hoe ze moeten beginnen. John Schouten, Director Product Management bij ISPnext, gaat in deze blog in op de vijf stappen om ‘Spend Under Management’ binnen organisaties te vergroten.
Het vergroten van de Spend Under Management of het opzetten van een besparingsprogramma begint met het inzichtelijk krijgen van de uitgaven. Zonder goed inzicht in je uitgaven kan er geen goed strategisch plan worden gemaakt om de doelstellingen te halen. Begin met het analyseren van je directe en indirecte uitgaven en let hierbij op de volgende onderdelen:
OpbouwMet bovenstaande inzichten wordt duidelijk in hoeverre de uitgaven actief worden beheerd, gecontroleerd en geoptimaliseerd. Dit tezamen vormt de huidige situatie van de Spend Under Management en wordt in een percentage uitgedrukt van de adresseerbare uitgaven. Het beantwoorden van bovenstaande vragen is vaak al een hele klus. Zeker als er in meerdere landen of met meerdere entiteiten en meerdere ERP-systemen wordt gewerkt. Dan is het een bijna onmogelijke opgave om dit via een spreadsheet op te leveren. Volledigheid van de uitgaven is enorm belangrijk en daarbij dient er gecategoriseerd te worden. Maak in de categorisering onderscheid tussen hoofd- en subcategorieën, zoals de hoofdcategorie IT kosten met subcategorieën hardware en software.
Wil je meer grip krijgen op je uitgaven en strategische beslissingen beter onderbouwen? In ons whitepaper ontdek je hoe je met Spend Analytics in vijf overzichtelijke stappen inzicht krijgt in je inkoopdata. Leer hoe je besparingskansen identificeert en data omzet in concrete sturing.
Als eenmaal inzichtelijk is wat, aan wie en waaraan geld wordt uitgegeven, kunnen ook de eerste acties uitgevoerd worden. Definieer op welke inkoopcategorieën aanvullende maatregelen nodig zijn en hoe je de uitkomsten wilt gaan meten. Als er voor kantoorartikelen bij 10 verschillende leveranciers besteld wordt kun je ervoor kiezen om dit te reduceren naar 1 of 2 leveranciers. Bepaal wat je behoefte is (welk assortiment) en onderhandel wat, hoeveel en welke frequentie nodig is. Na het inzien van de voorwaarden kunnen de gewenste partijen geselecteerd worden. Deze partijen worden de voorkeursleveranciers die elk hun voorkeursassortiment (zowel goederen als diensten zijn mogelijk) gaan aanbieden. Op deze manier verkrijg je schaalvoordelen die met verscheidene leveranciers beperkt zijn.
De gemaakte afspraken voor de indirecte uitgaven worden in de praktijk beperkt vastgelegd in contracten. Toch is dit een belangrijke stap voor het verhogen van de Spend Under Management en het realiseren van besparingen. Het vastleggen van een contract is één maar gaat altijd gepaard met de uitnutting ervan in de organisatie. Vanwege de diversiteit in de uitgaven is het belangrijk om de gehele organisatie op laagdrempelige manier te voorzien wie de contract- /voorkeursleveranciers zijn, welk assortiment wordt afgenomen en onder welke voorwaarden goederen en / of diensten worden geleverd. Kortom, hoe zorg je ervoor dat een goed onderhandeld contract niet in de bureaulade van de afdeling Procurement verdwijnt? Het antwoord hierop is het centraliseren van de inkoopprocessen.
Door de inkoopfunctie van indirecte uitgaven te centraliseren wordt het mogelijk om te werken met voorkeursleveranciers, goederen en diensten. Als organisatie kun je natuurlijk ook de mate van centralisering bepalen, want niet in elke organisatie is het mogelijk om bepaalde goederen en diensten door dezelfde leveranciers te laten leveren. Zo kan het zijn dat leveranciers niet in alle aanwezige landen kunnen leveren. Daarnaast heeft niet elke entiteit dezelfde soort inkopen.
Een belangrijk aspect in het centraliseren van de inkoopprocessen is digitalisering. Door te digitaliseren wordt het autoriseren van de uitgaven laagdrempelig en kan er snel conform gewenste procuraties besteld worden. Hierdoor ontstaat ook inzicht in de aangegane verplichtingen en kan er ook ingegrepen worden in uitgaven die als onnodig of ongewenst worden bestempeld.
“Zonder goed inzicht in je uitgaven kan er geen goed strategisch plan worden gemaakt om de doelstellingen te halen.”
Door voorgaande stappen uit te voeren wordt de Spend Under Management vergroot. Het is echter ook belangrijk om de voortgang te meten en bij te sturen waar nodig. Als er een leverancier is gekozen met de laagste prijs, kan het zijn dat de leveringscondities niet optimaal zijn, waardoor de laagste prijs niet altijd de beste prijs is. Definieer KPI’s en bepaal de norm voor elke KPI. Wordt de norm voor bijvoorbeeld leverbetrouwbaarheid niet gehaald, treed dan in gesprek met je leverancier. Zie hiervoor ook de blog “Gebruik van Dashboarding binnen ISPnext Business Spend Management”.
Met de geschetste stappen wordt het mogelijk om de Spend Under Management te vergroten en daarmee kostenbesparingen te realiseren, risico’s te minimaliseren en efficiënter te werken. Bovenstaand proces moet continu gemonitord worden en is nooit klaar. Het is daarom belangrijk om dit als standaard proces in jouw organisatie te borgen, zodat uitgaven de nodige aandacht krijgen, alsmede er een brede aanpak voor procesoptimalisatie gaat ontstaan.
In de blog 'Waarom organisaties de potentie van indirecte inkoop veelal onbenut laten' lees je waarom uitgaven en processen in de praktijk zo lastig te managen zijn.