Man erhält eine Rechnung und vergleicht sie mit der Bestellung. Stimmt die Rechnung mit dem überein, was man bestellt hat? Oder hat der Lieferant anders abgerechnet? Sind die bestellten Waren bereits eingegangen oder müssen sie noch eingebucht werden? Wenn die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt, spart man eine Menge Bearbeitungszeit.
Automatische Schnittstelle
Mit AP Automation werden die Rechnungen automatisch mit den Einkaufsbestellungen abgeglichen und eingebucht. Über eine automatische Schnittstelle zum ERP-System oder zur Procurement-Lösung von ISPnext werden die Kopf- und Zeilenpositionen der Einkaufsbestellung aufgerufen. Zu diesem Zweck nutzen wir sowohl den 2-Way- als auch den 3-Way-Match.
Der Abgleich erfolgt anhand von bestimmten Matchingtoleranzen. Im Fall einer Übereinstimmung (Match) wird die Rechnung automatisch und ohne Genehmigung im ERP-System eingebucht. Dieses Matching kann auf der Ebene von Kopf- und/oder Zeilenpositionen durchgeführt werden. Wenn keine Übereinstimmung (mismatch) vorliegt, wird die Rechnung dem Unternehmen automatisch zur Bearbeitung angeboten. Nachdem die Abweichungen abgeklärt und eine Entscheidung bezüglich der Rechnung getroffen wurde, erfolgt deren administrative Bearbeitung.