Die E-Rechnung wird in Europa schnell zum Standard. Spätestens mit der E-Rechnungspflicht in Deutschland stehen Finance- und Procurement-Teams vor der Frage, welche E-Rechnung Software zu ihrer Organisation passt. Die Wahl der richtigen Plattform ist damit zu einer strategischen Entscheidung geworden.
Immer mehr Unternehmen ersetzen PDF-Rechnungen durch strukturierte E-Rechnungen. Neben der Compliance bringt das schnellere Durchlaufzeiten, weniger Fehler, mehr Transparenz und eine solide Grundlage für Automatisierung.
Wir stellen fünf bekannte E-Invoicing-Plattformen für den Mittelstand vor und zeigen, auf welche Kriterien Sie bei der Auswahl einer E-Rechnungslösung achten sollten.
Die eine "beste" E-Rechnungsplattform gibt es nicht. Die richtige Lösung hängt von Ihren Compliance-Anforderungen, Ihrer Länderpräsenz, Ihrer ERP-Landschaft und Ihrer Automatisierungsstrategie ab.
Was ist E-Rechnung Software? Damit versenden und empfangen Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD, etwa über das Peppol-Netzwerk, und übergeben die Rechnungsdaten an ihr ERP-System. Gute Lösungen gehen darüber hinaus: Sie prüfen, gleichen ab und leiten Rechnungen automatisch zur Freigabe weiter.
Viele Unternehmen starten mit der E-Rechnung vor allem, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Compliance ist wichtig, doch wer ausschließlich auf die Pflicht schaut, entscheidet sich schnell für eine kurzfristige Lösung, die später an Grenzen stößt.
In der Praxis liegt der größte Nutzen meist in Automatisierung, Integration und Transparenz. Wer die E-Rechnung nur als Pflichtprojekt sieht, verschenkt die Chance, die Rechnungsverarbeitung zu verschlanken, die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern und eine Basis für die weitere Digitalisierung im Finanzbereich zu schaffen.
Die Rolle der E-Rechnung hat sich in den letzten Jahren deutlich verändert.
Für deutsche Unternehmen ist der Auslöser meist klar: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird der Versand für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Pflicht, ab 2028 für alle. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht.
Sobald strukturierte Rechnungsdaten vorliegen, entdecken Finanzteams jedoch schnell weitere Potenziale: schnellere Freigabeprozesse, weniger manuelle Eingriffe und mehr Transparenz in der Kreditorenbuchhaltung. Die E-Rechnung wird so Teil einer umfassenden Prozessverbesserung statt eines isolierten Compliance-Projekts.
Moderne E-Rechnungslösungen helfen Unternehmen dabei:
Bei der E-Rechnung geht es also längst nicht mehr nur um den elektronischen Versand. Es geht um einen skalierbaren, gesetzeskonformen und automatisierten Rechnungsprozess, der mit Ihrem Unternehmen mitwächst.
Klären Sie vor der Auswahl, welche Funktionen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.
In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD die gängigen Formate für die E-Rechnung. Eine Plattform sollte beide zuverlässig erzeugen, empfangen und validieren können. Für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern und mit Partnern im europäischen Ausland spielt außerdem Peppol eine wichtige Rolle.
Eine E-Rechnungsplattform sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden ERP- und Finanzsysteme integrieren. Typische Systeme sind:
Je besser die Integration, desto weniger manuelle Eingriffe sind nötig.
Vorgaben, Rechnungsformate und Meldepflichten entwickeln sich in Europa ständig weiter. Eine gute Plattform hilft Ihnen, diese Änderungen ohne großen manuellen Aufwand umzusetzen, inklusive GoBD-konformer Archivierung.
Der größte Nutzen entsteht meist, wenn die E-Rechnung mit einer umfassenden Automatisierung der Rechnungsverarbeitung kombiniert wird. Schauen Sie deshalb über den reinen Versand hinaus und prüfen Sie, wie eine Lösung Folgendes unterstützt:
Berücksichtigen Sie nicht nur die Anforderungen von heute, sondern auch Ihre Wachstumspläne. Eine Plattform sollte Folgendes unterstützen können:
Technologie soll Prozesse vereinfachen, nicht verkomplizieren. Eine einfache Bedienung bleibt ein entscheidender Faktor für Akzeptanz und langfristigen Nutzen.
Die Wahl einer E-Rechnungsplattform ist mehr als eine Technologieentscheidung. Sie beeinflusst Ihre Finanzprozesse, die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Ihre Bereitschaft für künftige Vorgaben.
Zu den häufigsten Fehlern gehören:
Die erfolgreichsten Unternehmen betrachten die E-Rechnung als Teil ihrer übergreifenden Finanz- und Einkaufsstrategie, nicht als eigenständiges Projekt.
Die Vorbereitung auf die E-Rechnung umfasst mehr als die Wahl einer Plattform. Erfahren Sie, wie Sie einen gesetzeskonformen und zukunftssicheren E-Rechnungsprozess aufbauen und dabei Effizienz und Transparenz steigern.
E-Invoicing-Anbieter werden oft in einen Topf geworfen, konzentrieren sich aber auf unterschiedliche Herausforderungen. Grob lassen sich die meisten Plattformen einem oder mehreren dieser Schwerpunkte zuordnen:
Diese Plattformen konzentrieren sich vor allem auf die sichere Übermittlung von Rechnungen, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Anbindung an Netzwerke wie Peppol.
Einige Anbieter sind darauf spezialisiert, komplexe ERP-Landschaften zu verbinden und den Fluss von Finanzdaten zwischen Systemen zu steuern.
Diese Plattformen unterstützen neben Rechnungen oft weitere elektronische Geschäftsdokumente, etwa Bestellungen und Auftragsbestätigungen.
Manche Anbieter positionieren die E-Rechnung als Teil einer umfassenden Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, inklusive Prüfung, Abgleich und Freigabe.
Wer diese Unterschiede kennt, erkennt schneller, welcher Plattformtyp zu den eigenen Zielen und Abläufen passt. Stellen Sie sich deshalb die Frage: Ist die E-Rechnung für uns ein reines Compliance-Projekt oder Teil einer umfassenden Optimierung von Finanz- und Einkaufsprozessen?
Die folgenden Plattformen sind alphabetisch sortiert und gehören zu den bekanntesten E-Invoicing-Anbietern in Europa. Welche Lösung am besten passt, hängt immer von Ihren Anforderungen, Prozessen und Ihrer IT-Landschaft ab.
Descartes bietet ein breites Portfolio für den digitalen Austausch von Geschäftsdokumenten und hat eine starke Position in der globalen B2B-Konnektivität.
International tätige Unternehmen, die eine Anbindung an viele Länder und Handelspartner benötigen. Descartes wird häufig von Unternehmen mit komplexen internationalen Lieferketten in Betracht gezogen, die mehr als nur Rechnungen austauschen.
Der Funktionsumfang kann über den Bedarf von Unternehmen hinausgehen, die eine fokussierte E-Rechnungslösung suchen.
Pagero ist einer der etabliertesten Namen im europäischen E-Invoicing-Markt und unterstützt ein großes internationales Netzwerk.
Mittelständische und große Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind. Viele international aufgestellte Unternehmen wählen Pagero wegen der breiten Compliance-Abdeckung und des internationalen Netzwerks, vor allem bei unterschiedlichen Rechnungsvorgaben je Land.
Mehr Funktionen bedeuten oft auch mehr Komplexität bei Auswahl und Einführung.
Routty konzentriert sich auf den gesetzeskonformen und zuverlässigen Austausch elektronischer Rechnungen mit starker Konnektivität und Automatisierung.
Unternehmen, die gesetzeskonforme E-Rechnungen mit einer effizienten Kreditorenbuchhaltung verbinden möchten. Routty wird häufig von Unternehmen gewählt, die eine praxisnahe Kombination aus Compliance, Konnektivität und Automatisierung suchen, ohne bestehende Finanzprozesse unnötig zu verkomplizieren.
Die Bewertung sollte gemeinsam mit den übergreifenden Anforderungen an Finanzprozesse und Automatisierungsziele erfolgen.
Seeburger ist bekannt für seine Expertise in der Enterprise-Integration und seine Stärken in komplexen B2B-Integrationsumgebungen.
Unternehmen mit anspruchsvollen Integrationsanforderungen und großen Datenvolumen. Seeburger ist besonders relevant, wenn die E-Rechnung Teil einer umfassenden Integrationsstrategie mit vielen Systemen und Dokumentenflüssen ist.
Vor allem attraktiv für Unternehmen, bei denen Integration im Mittelpunkt der digitalen Transformation steht.
Storecove hat sich einen Ruf für Konnektivität, Compliance und API-basierte Integration aufgebaut.
Unternehmen, die moderne Integrationsansätze mit breiter E-Invoicing-Unterstützung verbinden möchten. Storecove wird oft gewählt, wenn Flexibilität und API-basierte Konnektivität in schnelllebigen Digitalisierungsprogrammen gefragt sind.
Eine technische Bewertung ist häufig ein wichtiger Teil des Auswahlprozesses.
Bei der Wahl einer E-Rechnungsplattform geht es um mehr als den elektronischen Rechnungsaustausch. Erfolgreiche E-Rechnungsprojekte sind selten reine IT-Projekte. Unternehmen, die langfristig am meisten profitieren, bringen Finanzen, Einkauf und IT schon vor der Auswahl an einen Tisch.
So werden Compliance-Anforderungen, Effizienzziele und Integrationsbedarf gemeinsam statt isoliert betrachtet. Wägen Sie die gesetzlichen Anforderungen gegen langfristige Ziele wie Prozesskontrolle, Skalierbarkeit, Transparenz und operative Effizienz ab.
Immer mehr Unternehmen bewerten, wie die E-Rechnung zu übergeordneten Zielen beiträgt, zum Beispiel:
Die erfolgreichsten Einführungen verbinden die E-Rechnung mit übergreifenden Finanz- und Einkaufsprozessen. Das schafft mehr Transparenz, Kontrolle und Konsistenz entlang des gesamten Source-to-Pay-Prozesses.
Bewerten Sie Anbieter deshalb nicht nur nach dem Rechnungsaustausch, sondern vor allem danach, wie sich eine E-Rechnungsplattform in Ihre Finanz- und Systemlandschaft einfügt.
Die elektronische Rechnung wird fester Bestandteil moderner Finanzabteilungen. Mit der wachsenden Verbreitung in Europa wechseln Unternehmen von isolierten Compliance-Projekten zu integrierten Strategien für die digitale Rechnungsstellung.
Künftige Entwicklungen werden sich voraussichtlich auf Folgendes konzentrieren:
Je verbreiteter die E-Rechnung ist, desto mehr verschwimmt die Grenze zwischen Rechnungsaustausch und Rechnungsautomatisierung. Unternehmen erwarten zunehmend, dass eine Plattform Rechnungen nicht nur übermittelt, sondern auch prüft, Workflows automatisiert, Reports liefert und finanzielle Transparenz schafft.
Die Frage verschiebt sich damit von "Wie erfüllen wir die Pflicht?" zu "Wie nutzen wir strukturierte Rechnungsdaten, um finanziell besser zu werden?" Diese Perspektive wird die nächste Phase der E-Rechnung in Europa prägen.
Unternehmen, die jetzt in eine skalierbare und flexible Lösung investieren, können sich leichter an kommende Anforderungen anpassen.
Entdecken Sie, wie Unternehmen E-Invoicing, AP Automation und Source-to-Pay-Prozesse verbinden, um Compliance, Effizienz und Transparenz in ihren Finanzprozessen zu verbessern.